2.2. Adatfeldolgozási séma

A számítógéppel elvégezhető   ügyviteli feladatok lépéseivel szemben támasztott igények a következők:
- Hatékony emberi munka és ellenőrizhető adatbevitel,
- Interaktívan, operatívan rendelkezésre álló adatok,
- Megbízható, ellenőrzött adatállományok stabil - revízióképes - üzemeltetés
- Minél egyszerűbben, azaz olcsóbban elkészíthető és üzemeltethető programok.

Az adatfeldolgozási séma ábrája:

A termékekkel szembeni igényeket a következő - szabványosított - sémával oldjuk meg:
- Törzsadatok létrehozása, módosítása
- Forgalmi adatok, tranzakciók bevitele, ellenőrzése, módosítása
- Forgalom könyvelése - hozzádolgozása a tárolt adatokhoz, egy tranzakció esetleg több alrendszerbe
- Kiíratások készítése, adatszolgáltatás.
(A 2.-3. közötti lépés – paramétervezérléssel – lehet bevitt tételenként, tranzakció orientált.)

Kritikus észrevétel lehet, hogy a séma csak részben interaktív feldolgozás. Pl. egy operatív raktári nyilvántartás igényeit nem elégíti ki, hiszen egy termék eladása és a készlet változás átvezetése azonnali feladat, mivel az előző készlet változást a következő tétel bevitelénél már figyelembe kell venni. Ezzel szemben a sémából az következik, hogy az összegyűjtött készlet változásokat csak időben később hajtjuk végre.

A MEGASTAR szabványos termékei – elsősorban a könyveléshez – az ügyviteli tömegmunkához készültek. Az ügyvitel hétköznapi feladatainak zömét olyan bizonylat-kötegek feldolgozása jelenti, mint pl. napi bank, pénztár, dekád számlái, anyagmozgás bizonylatai stb. Ezeknek a feladatoknak közös jellemzője az, hogy a köteg bizonylat bevitelét hatékonyan kell megoldani, ellenőrizni, és javítani. Majd ha többszörös ellenőrzés és javítás után, ha a bevitt adatok hibátlanok, akkor lehet  a korábban már feldolgozott (könyvelt) adatokhoz hozzáadni. A konkrét vállalati, ügyviteli igény határozza meg, hogy a könyvelési tranzakciók kötegelten, vagy egy-egy  tranzakciót azonnali feldolgozással dolgoznak fel.

A MEGASTAR szabványos ügyviteli programok – igény esetén – az azonnali operatív feladatot is megoldhatják. Ha a fenti sémán mindig egy-egy tétel kerül feldolgozásra, akkor az interaktivitás iránti igényt is kielégítik. Ezért az ORACLE alapú programoknál a felhasználó igényei szerint beállítható paraméterekkel tudjuk vezérelni az egy-egy bevitt adat további sorsát. Ha igény van rá,akkor egy-egy bevitt adat (tranzakció),  azonnal feldolgozásra kerül(het) és az összes érintett alrendszeren is feldolgozásra kerülhet. Pl. egy számla elkészítése – un. véglegesítése – kiváltja a készlet állomány módosítását, a pénzügybe, főkönyvbe történő lekönyvelését is. Értelemszerűen ez esetben hiba esetén a módosítás csak stornóval, majd megismételt bevitellel javítható.

Az ORACLE fejlesztő eszközzel készült program igen hatékony munkavégzést biztosít a forgalom bevitelhez - mivel ez a munka a  géppel végzett munkák 70-90 %-a. Itt egyrészt fontos a törzsadatokra való rátekintés, annak kiegészítése (pl. egy számla bevitele közben kiválasztható, ha kell bevihető az új ügyfél). Másrészt, javítja az adatbevitel hatékonyságát, a korábban feldolgozott adatokra való rátekintés lehetősége (pl. egy banki tétel bevitele közben a korábban könyvelt számlákra rá lehet tekinteni és a banki bevitelt a számla ismeretében elvégezni, vagy pl. az értékesítési számla készítésekor az aktuális készletre rá lehet tekinteni, stb.). Erről a főkönyvi-pénzügyi alrendszer vonatkozásában részletesen is lesz szó a 2.4. fejezetben.

Az ORACLE adatbázisban a
- Törzsadatok bevitele
- Forgalom bevitele
- Kiíratások készítése
feladatok párhuzamosan, egy időben több gépen is végezhetőek, sőt WINDOWS-ban több - párhuzamos -feldolgozás is egy időben futtatható. Pl. egy időben futhat egy kezelőnél több törzsbeviteli feladat.

Megkötés - az 1.-es verzióban - csak a forgalom könyvelése lépésnél van. A szűkenvett könyveléssel – a bevitt adatok iktatásával – egy időben másik könyvelési, iktatási futás, továbbá az adat módosítással érintett adatokból kiíratás nem futhat. Ha a könyvelés megszakad, akkor az illető vállalat teljes adatállományát vissza kell másolni a mentésből. Ennek az az oka, hogy egy-egy forgalmi tétel több állomány adatait módosítja és ha a folyamat megszakad, akkor esetleg a forgalmi adatállományok összefüggései - konzisztenciája - szétesik. (Pl. a naplón már rajta van a tétel, a főkönyvi kartonon még nincs). Az adatállomány hibátlan-hibás állapotának eldöntését ellenőrző programok biztosítják.