2.3. Forgalmi adatok fej-tételsor szerkezete

A MEGASTAR ügyviteli programokban a forgalmi - vagy más néven tranzakciós - adatok (főleg) időbeni gazdasági eseményeket, változásokat írnak le. A törzsadatok (főleg) térbeli, logikai objektumokat írnak le, és egy módosítás (pl. új ügyfelet viszünk be, vagy meglévőnek címét módosítjuk) egylépéses művelet, amelyet ha elvégeztünk, lezárul a folyamat. Ezzel szemben a forgalmi adatok bevitele egy tevékenység sorozat első lépése. A létrehozott forgalmi vagy tranzakciós adatokkal egy következő lépésben - a könyvelésben - számos adatállományt módosítunk. (pl. a főkönyvi könyvelésben az idősoros naplót, számlasoros főkönyvi számlákat, stb.). Ez a két lépés - az előző fejezetben a 2. és 3. fázis - kapcsolata látható az adatfeldolgozási séma ábráján.

A forgalmi adatok igen számos adattal írják le az eseményeket. Az adatok két csoportba sorolhatók:

1. A gazdasági eseményt átfogóan jellemző - egyszer előforduló -adatai. Például:
- egy számla számlaszáma, kiállítás dátuma, fizetési határideje, számla összege stb. vagy
- egy raktári kiadási bizonylatnál, a jelleg (bevétel, kiadás), a raktár száma, bizonylat dátuma stb.
Ezeket az adatokat csoportosítva, a forgalom fejben visszük be.

2. A gazdasági eseményben ciklikusan ismétlődő adatsorok vannak, melyek a gazdasági eseményt homogén ismétlődő adatokkal részletezik. Például:
- egy számlában számos alkalommal ismétlődik a cikkszám, egységár, mennyiség, stb. vagy
- egy raktári kiadási bizonylaton a kiadott, bevett cikk száma, mennyisége stb.
Ezeket az adatokat egy-egy fej bevitele után ciklikusan ismétlődő a forgalmi tételsorok bevitele lépésben visszük be.

A forgalmi tétel szerkezete a következő:

Az ORACLE alapú programokban a fenti adatszerkezetet kettő vagy három, stb. darab adatállománnyal - táblázattal - képezzük le. Az első a Forgalmi fej adatokat tartalmazza. A bevitel fázisában az egyes tételeket egy fej - tétel sorszám azonosítja. A fejsorszám a bevitel sorrendjében automatikusan keletkezik, és egy-egy forgalmi tételt a bevitel fázisában azonosítja. (1. tétel, 2. tétel, stb.)

A második adatállomány a Forgalom tételsorokat tartalmazza. Az egyes tételeket a fejsorszám és a tételsor sorszáma együtt azonosítja. (Pl. 125. fejtétel sorszámhoz tartozik az 1. 2. és 3. tételsor. Ez azt jelenti, hogy a 125.-nek bevitt bizonylatnak van 3 darab tételsora, pl. a 125-nek bevitt számlán három cikk eladása szerepel.

Az ORACLE programoknál az adatbevitel két lépésből áll:
- Rátekintő listával a bevitel, módosítás kiválasztása és
- Bevitel - az adatok bebillentyűzésével

Első közelitésben a forgalom adatbeviteli munka a következő 4 darab egymás után megnyíló képernyő megnyitását és kezelését jelenti: A fenti séma a következőképpen valósul meg pl. a kimenő számlák bevitelénél:

1. Van egy rátekintő lista a forgalmi állományra. Ebből a fej sorszám alapján kiválaszthatók a forgalmi tételek bevitelre, módosításra vagy törlésre. Pl. a beviteli munkafázisban hányadik számlát akarjuk bevinni

2. Forgalmi fej adatbeviteli képernyő. Ezen a tétel egyszer előforduló adatait lehet bevinni, módosítani több részben, un. adatbeviteli füleken. Itt visszük be vagy módosítjuk a számla számot, ügyfelet, számla azonosítót, dátumot, fizetési határidőt stb.

3. A fej adatbeviteli képernyő kitöltése után rátekintő lista nyílik ki, amelyen csak az adott fej tételhez tartozó tételsorok jelennek meg. Ebből lehet választani, hogy pl. a számla hányadik sorát visszük be vagy módosítjuk.

4. A tételsor adatbeviteli képernyő. Ezen a tétel ismétlődő adatait lehet rendre beírni, módosítani. Itt visszük be vagy módosítjuk az adott számla sor szerinti cikkszámot, mennyiséget, stb. Az adatok bevitele során automatikusan számolja a program az értéket (mennyiség és egységár alapján).

A fenti négy részre tagolt beviteli sémát az ORACLE eszközzel - egyszerübb - kettő egységből álló sémával (is) meg lehetett oldani. Az 1. fázis, a rátekintés a korábban bevitt adatokra, változatlanul szükséges. Viszont a 2., 3., és 4. fázist egyetlen képernyőre ősszevontan (is) megoldottuk. Természetesen a 2.,3. és 4. fázis mint logikai és müködési egység változatlanul szerepel, de egyetlen képernyő.

A tételsorok bevitel után a program mind a számla - kimenő számla - tételsorait, mind a fej adatait kiírja az adatbázisba, az ideiglenes forgalmi területre és a fej rátekintő listán a már bevitt, módosított fej sor adata jelenik meg. A keletkezett forgalmi állomány adatai ismét elérhetők, előbb a fej, majd a tételsorok megtekintésére, módosítására. Az eléréshez a bevitel során keletkezett és csak az adatbeviteli fázisban létező fejsorszámot használjuk. A feldolgozási fázisban (könyveléskor) a fejsorszám "eltűnik", nem kerül át a tárolt tételekbe. A továbbiakban a tárolt tétel a Bizonylatszámmal vagy egyéb jelölő adattal azonosítható. (A valós számlabeviteli programban jóval összetettebb a bevitel, pl. a fenti szerkezet négy szintű:
- Fej bevitele
- Számla tételsor - cikkszám, ME, stb. bevitele
- Számla tételsorhoz tartozó árbevétel módosítók - felár, engedmény bevitele
- Árbevétel módosítókhoz tartozó kontrolling (utó)kódok bevitele. Kontrolling kódok a számlafejhez és tételsorhoz is megadhatók.)