2.5. Több év adatai egy feldolgozásban

Az ügyviteli programok hasznosságát jelentősen befolyásolja, hogy az egyes feldolgozások milyen mértékű időhorizontról biztosítanak információt. Nyilván több év adataira történő rátekintés több információt tartalmaz.
Itt most a Főkönyvi-pénzügyi alrendszerről beszélünk, de ezek a tulajdonságok az egyéb alrendszerekben is használhatók. (Pl. a bérrendszerben csak az aktív hónapra lehet számfejtést indítani, de a lekérdezés tetszőleges – engedélyezett – időszakra történhet, esetleg több évre visszamenőleg.)
A MEGASTAR ügyviteli programokban az adatok tartalmazzák a feldolgozási időszak vagy adóidőszak adatot és a feldolgozási év adatokat. Az utóbbi az új számviteli törvény szerint a főkönyvi könyveléshez szükséges, mivel a következő év első öt hónap adóidőszakban keletkezhetnek olyan tételek, amelyek az előző könyvelési évhez tartoznak. (Pl. 2002. februári adóidőszakban a 2001 könyvelési évhez tartozó kiment számlát sztorníroznak. ÁFA elszámolás szempontjából a visszaigényelés 2002. februári, de még a 2001. évi eredményt befolyásolja az árbevétel csökkentése).
A több időszakhoz tartozó adatok egy adatállományban vannak. Beviteli eljárás: Egy időpontban több időszakhoz vihetők be a tételek.

A Főkönyv-pénzügyben a beviteli eljárás tetszőleges – engedélyezett – időszakhoz vihet be tételeket. A könyvelés a megfelelő időszak adataihoz illeszti a bevitt tételeket. Az adózási és az időszak összesen adatok helyességéről a felhasználónak kell gondoskodni.
Hogy az időszak megadásánál durva hibákat ne kövessen el a kezelő, ezért egy un. "Feldolgozási időszak engedélyezése" eljárással lehet engedni/tiltani, melyik időszakhoz lehet tételeket bevinni. Ez a lehetőség, az engedélyezési jelszóval kombinálva, keretek közé szorítja a munkatársak tévedési lehetőségeit.
Egy állományban több időszak adatai teszik lehetővé, hogy havi zárás és éves zárás-nyitás feldolgozások – előre beállított paraméterek alapján – automatikusan generálják, előállítsák a megfelelő könyvelési tételeket. Az automatikus tételképzés egy futás során kettő év adatait módosítja. (záró adatok, következő év nyitó adatai). Így az éves zárás és nyitás, esetleg több száz tételét nem kell kézzel előállítani, mert a megfelelő paraméter alapján a program képzi, könyveli.
Az ORACLE verzió új tulajdonsága a főkönyvi törzs (számlarend) évhez rendelése. Minden könyvelési évben, az adott évhez rendelt számlatükör van. Ezek évenkénti kialakításának alapja az, hogy a törzsadatokat az előző évi állományból át lehet másolni a következő évbe. A törzsadat módosításokat ezen a következő évi állományon kell átvezetni. Az éves zárás a régi, a nyitás már az új évre kialakított főkönyvi törzsre történik. Az esetleges átkönyvelési igényt a kezelő a képzett nyitó forgalomban módosíthatja.
A fentiek csak, mint rugalmas kezelési lehetőségek adnak módot a könyvelési munka hatékony elvégzésére. A törvényes, egyező és revízióképes szintetikus és analitikus könyvelést a programok kényszerpályán összehangolt működése biztosítja.