3.5.4. Adatbevitel, módosítás és törlés

Az adatbeviteli eljárással - ablakkal - vagy adatállományok adatait módosíthatjuk, vagy memóriában lévő adatokat módosíthatunk. Az adatállományok módosítása előtt - a korábban tárgyalt rátekintő listában - ki kell választani a módosítandó adatsort, rekordot. Ekkor - pl. a forgalom adatok beviteléhez - bejön egy adatbeviteli képernyő.

Az adatmezők kitöltése:
-Betűkkel, számokkal. Ha nem megengedett értéket viszünk be - pl. numerikus mezőbe betűt - akkor a gép dudál.
-A számok jobbra záródnak, a szövegek balra
-Egy adatmező beírásának végét az 'Enter'  vagy a 'Tab' billentyű leütésével közöljük.
-Egy adatmező kitöltése közben visszalépés az előző adat mezőre 'Shift+TAB' billentyű leütésével történik.
-Tizedes számok bevitelénél az egészrész bevitele után a tizedes pontot, majd a tizedes számjegyet kell bebillentyűzni.
-Negatív számok bevitelét a mínusz jel beütésével kell elkezdeni.
Választással kijelölhető adatmezők: A kívánt soron állva az Enter leütésével kiválasztható a tétel. A lefelé és felfelé mutató nyilak segítségével lépegethetünk a tételek között. A bal oldalon lévő gördítősáv szintén a tételek közti mozgásra szolgál.
Segítségkérés: Minden adatbevitelnél, így az egyes mezők bevitele közben is rendelkezésre áll.

Egyszerűbb képernyőkön - pl. főkönyvi törzs, stb. - egy adatbeviteli felületen - amelyet bővíthetnek lenyíló fülek - visszük be az adatokat, balról jobbra, fentről lefele. Vannak olyan adatbeviteli képernyők, ahol egy fejhez N db ismétlődő sor bevitele szükséges, ekkor az egyszeri részt fej adatoknak, az ismétlődő részt tételsoroknak nevezzük. Lényegében az adatbeviteli eljárás hasonló mindegyik képernyőnél.

Fej adatok kezelése:

A képernyőn elöször a fej adatok bevitelét - a fej adatok szekcióban - kell elvégezni, majd rendre a tételsorok adatait kell bevinni, balról jobbra és fentről lefele.
A Fej szekcióban az egérrel is tetszőlegesen lehet lépkedni. A tételsorok szekcióban megkötöttség, hogy egy elkezdett sort be kell fejezni. A befejezés a vége gomb leütésével - egérrel vagy Enterrel - tőrténik. Egyik sorról a másikra, vagy a Fej adatokba visszalépni - egérrel vagy 'Esc' leütésével - csak a sor kezdetkor lehet. Egy tételsorn belűl az egérrel is lehet tetszőlegesen lépkedni.

Csak a Fej beviteli képernyő teljes értékűen kitöltött állapotában lehet átlépni a tételsorok részre. Új bevitelnél lehetőleg egérrel ne lépjünk át a tételsorok bevitelére. Ha meggondolta, és nem kell a bevitel, akkor az "Esc" billentyű leütésével léphet ki a tételből. A fej beviteléből vagy automatikusan átkerül a tételsor bevitelére, vagy egérrel, új bevitel esetén az első, módosítás esetén valamelyik tételsor "TK" mezőjére szabad átlépni.

Tételsor adatok kezelése:

Egy-egy tételsor bevitele egy önálló egység, amelyet valamely első mezővel kell kezdeni és kötelezően valamely befejező mezővel kell befejezni. Akár kurzorral, akár egérrel a kijelölt tételsor első mezőjére lehet rálépni. Ezért a tételsorok bevitelét minden esetben csak kijelölt - pl. főkönyvi forgalom bevitelnél a "TK" - mező kitöltésével lehet kezdeni. Egy tételsoron belül - bár lehet egérrel ide-oda lépni - lehetőleg balról-jobbra töltse ki a mezőket, Enter, Tab billentyű leütéssel befejezve egy adat bevitelét. Minden tételsor bevitelét a sor végén utolsó, "Vége"  gomb leütésével (pl. a főkönyvi forgalom bevitelnél egy "PIPA" jel jelöli a Vége mezőt.) kell befejezni, billentyűvel vagy egérrel. Ekkor kerül a vezérlés a következő sor "TK" mezőjére. Itt vagy a következő sort vihetjük be, vagy ezen a ponton lehet a bizonylat beviteléből kilépni a "Befejez" gomb leütésével. Amint fent erről szó volt, a tételből  "Esc" billentyű leütésével lehet kilépni, ha nem szükséges a tétel. Tételsor törlése a "Ctrl+Felfelé mutató" nyíl együttes megnyomására történik. Az új sor "TK" jelén álló kurzort egérrel bármely korábbi tételsor valamelyik mezőjére vissza lehet vinni. Új sort csak "TK" jeltől kiindulva lehet bevinni, és minden esetben a bizonylat végén N+1-ik sor lesz.

Kezdő munkatársaknál igen gyakori hiba, hogy a képernyőről egyszer csak "eltűnik" a kép, amivel dolgoztak. Ez a Windows-os felület "sajátossága", ha a kezelő az egérrel rákattint olyan felületre, ami egyébként háttérben van, akkor az lesz az aktív felület, és valahova eltakart állapotba kerül a képernyő, amivel dolgozna a kezelő. Ekkor meg kell keresni a szükséges képernyőt. Ha több ablak van kinyitva, akkor a képernyő bal (leg)felső sarkában lévő Ablak menüpont segítségével ki lehet választani azt az ablakot, amelyre szükség van. Ennek használata nélkülözhetetlen abban az esetben, ha pl. a forgalom bevitel közben a rátekintő és beviteli képernyők között "eltéved" a kezelő.