3.5.5. Forgalom bevitelt segítő funkciók

A forgalombevitel, a tranzakciók bevitelének nagy munkaigénye indokolja, hogy a hatékonyságot fokozó megoldások mind szélesebb körét alkalmazzuk. Itt példaképpen a Főkönyv-pénzügy bizonylatok bevitelét segítő lehetőségekről beszélünk. (Egyéb alrendszereknél hasonló „intelligencia” növelő megoldások készültek.

Az egyik lehetőség, hogy a bevitel közben - egyébként többségében menüből is indítható feladatokat – az Alt+szám billentyűk leütésével, vagy egérrel a megfelelő a gombra kattintva is el lehet indítani. A főkönyvi-pénzügyi programban a forgalom bevitele közben használható funkciók:

Alt+0 - bevitt forgalmi tétel(ek) azonnali iktatása/könyvelése
Alt+1 - bevitt forgalmi tételek összesítése: főkönyvi szám, ügyfélkód és naplókód szerint
Alt+2 - A már lekönyvelt állományból információk: Kivonat-Karton-Tétel, Folyószámla kivonat-karton-tétel, Aktív és/vagy törölt tételek kiíratása
Alt+5 - könyvelt tételek felhozása forgalmi területre módosításhoz
Alt+6 - folyószámla tételek felhozása forgalmi területre módosításhoz
Alt+7 - Fontosabb paraméterek beállításának lehetősége.
Alt+8 - Egy adott tételről képernyőre írt - nyomtatható - részletes információs kiíratás

A következő lehetőség, hogy a számlaszám – Rendezettségi azonosító bevitelekor a program figyeli, -ha számláról van szó, akkor megnézi, hogy van-e már ez a számlaszám a könyvelt állományban, és ha van és már rendezett, akkor erre figyelmeztet -ha banki, pénztári tételről van szó, akkor megnézi, már volt-e előzmény számla, ha igen, akkor annak adatait (ügyfél, összeg, főkönyvi szám, stb.) „felhozza” a bevitelbe. Az összeg megjelenik, így nem kell bevinni, illetve ellenőrizhető. Ha nincs a banki tételnél előzetesen számla, akkor figyelmeztetést ad.

Egyéb lehetőség, hogy egy gombnyomásra – mint a rátekintés Alt+6 gomb – behozható a folyószámla rátekintés, amelyen megtekinthető az ügyfél összes számlája, banki tételei, és ezek azonosításra felhasználhatók, a kiválasztott számla adatai a bevitelhez áthozhatók.

A tételsorok bevitelét automatikus tételsor generálás segíti:

- Az áfa kód alapján az adóalap vagy bruttó összeg bevitele után a program automatikusan kiszámolja az áfát és előállítja a megfelelő könyvelési sort.
- Ha van 6,7 számlaosztály használata, akkor az 5-ből a 6,7-et – vagy fordítva – a főkönyvi törzs alapján előállítja, és az előző sorból az összeget áthozza.
- Ha un. tükörnaplót használunk, pl. bank, pénztár, akkor a naplókód, naplótörzs alapján az „ellenszámlát” a program automatikusan előállítja.

A fej és tételsorokban előforduló un. törzsadatnál – ügyfél, fizetési mód, főkönyvi szám, adókód, devizakód, stb. – a program rátekintést biztosít a megfelelő törzsadatra kiválasztás céljából, és ha kell, akkor a törzsadatok a forgalom bevitele során azonnal módosíthatók. A forgalom beviteli munkát meghatározó paraméterek egy gombnyomásra megtekinthetők, módosíthatók, szinte mindegyik beviteli fázisban.

Végül meg kell említeni a korábban már feldolgozott adatok - mint információk - teljeskörű megtekintésének (Alt+7) lehetőségét. Az összegzett adatokból kiindulva az összetevők is megtekinthetők. Főkönyvi könyvelésben előhozható a főkönyvi kivonat - előbb éves összesen, majd havi -, ebből kiválasztva megnézhető a főkönyvi karton, illetve a kartonon egy tételt kiválasztva az illető tétel fej-tételsor adatai is láthatók. Ugyanez a folyószámla könyvelésben a kivonat-karton-tételek, az ügyfelek vagy számlaszámok sorrendjében is elérhető.