2013. évre vonatkozóan új ÁFA adatszolgáltatási és új ÁFA elszámolási szabályok léptek életbe

A belföldi összesítő jelentés összeállítása (2003. évi XCII. tv 31/B. fejezet)  és a pénzforgalmi elszámolás bevezetése (2007. évi CXXVII. tv. XIII/A fejezet Pénzforgalmi elszámolás) minden gazdálkodó szervezetet érint, illetve érinthet. Ennek szabályait az idevonatkozó törvényi előírások és a NAV honlapján közzétett útmutatók tartalmazzák. Az alábbiakban a különböző MegaORA részeket érintő programváltozásokról egységes szerkezetben elolvashatók a főbb tudnivalók. Az egyes változások az adott programrészben (törzsállományok, pl. FAM, adatbevitel, pl. FA3A, eredményadatok kiíratása, pl. FA63, stb.) szintén megtalálható.

Az új szabályok miatt módosítani kellett a főkönyvi forgalom bevitelét és az ÁFA generálás rendjét, új, kibővített alapra kellett helyezni az ÁFA analitika képzését.

Az 2013. évi feldolgozás elindítása előtt szükséges működési paraméter beállítás és törzsadatok kibővítése::

1. Van egy új működési paraméter (MA42 menüpont, száma: 210), amelyet a pénzforgalmi elszámolást választó adóalanynak  „I”-re  át kell állítani. A paraméter alapesetben „N” áll, tehát azoknak az ügyfeleknek, akik nem álltak át erre az elszámolási rendre, a paramétert nem kell beállítani. (Természetesen az egyes bizonylatok szintjén "N" esetén is kezeli a program a pénzforgalmi áfa elszámolású tételeket.)

2 Az ÁFA törzsben a belföldi, egyenes adózású ÁFA kódoknál az eddig megadott ÁFA főkönyvi számlán túl be kell vinni annak a főkönyvi számlának a számát (ÁFA elszámolási számla, nem ÁFA számla), amely a pénzforgalmi számlák rögzítése esetén az ÁFA elszámolására, illetve könyvelésére szolgál. (Az áfa  (FAM) törzs bővítése szükséges az esetleges pénzforgalmi áfás tételek beviteléhez, ennek hiányában nem vihető be pénzforgalmi áfás tétel.)

Főkönyvi forgalom bevitele:

1. Új bevitel esetén a képernyő felső szürke csíkján a következő kiírás látható:

Számla típus: SZ, Bizonylat jelleg: B, Bizonylat jel: N, Bizonylat típus: I vagy N (értékét a 210-es paraméter beállítása szabályozza), Fordított áfás tétel: N

Ezek értelmezése a következő:

Számla típus:      lehet SZ-számla, SH-előleg számla
Bizonylat jelleg: lehet B-belföld, E-export, K-közösségi
Bizonylat jel:     lehet N-normál, S-stornó, H-helyesbítő, J-jóváíró
Bizonylat típus: lehet N-nem pénzforgalmi, I-pénzforgalmi
Fordított áfás tétel: lehet N-nem fordított áfás tétel, F-fordított áfás tétel

2. 100-200-as naplón bevitt bizonylatok esetében a gazdasági esemény típusának megfelelően kell ezeket a jeleket beállítani. A beállítás alapból a fentiekben jelzett, mely azonban átállítható a napló megadása után a képernyő alján lévő „Bizonylat beállítás” gombbal.

Néhány megjegyzés a jelek beállításához:

• SZ-számla esetén a bizonylatban partner megadása kötelező, és a bizonylat analitikus számlára könyvelődik (ez eddig is így működött).
• SH-előleg számlát akkor használunk, amikor a bankban, házipénztárban már korábban lekönyvelt előlegről kiállított számla ÁFA tartalmát könyveljük. Ebben az esetben a bizonylat nem analitikus számlára könyvelődik, de az ÁFA adatszolgáltatás érdekében a „Bizonylat beállítások” gomb alatt meg kell adni azt a partnert, akihez az ÁFA elszámolás kapcsolódik. (Ez az összesítő jelentés legyűjtéséhez szükséges)
• A Bizonylat jelleg és Bizonylat jel beállítása értelemszerű, helyes használata a későbbi legyűjtéseket hivatott szolgálni.

  Figyelem! Fontos a Bizonylat típus helyes beállítása!

  N-nem pénzforgalmi beállítás esetén a program a korábbi elvek szerint működik. A bevitt bizonylat ÁFA tartalma az ÁFA számlákra könyvelődik és azonnal megjelenik az ÁFA analitikában, ÁFA időszaka és ÁFA teljesítési dátuma a korábbiaknak megfelelően képződik.

  I-pénzforgalmi beállítás esetén a bizonylatnak nem lesz ÁFA dátuma és ÁFA időszaka, az ÁFA tartalma pedig az ÁFA törzsben megadott elszámolási számlára könyvelődik. A bizonylat a könyvelést követően még nem kerül az ÁFA analitikába. (Az ÁFA elszámolása majd a pénzügyi rendezéshez fog kapcsolódni.)

• Fordított ÁFA tétel beállítása az egyenes és a fordított adózás alá eső tételek elkülönítésére szolgál. Szállítói számlák bevitele esetén, amennyiben a számla fordított adózás alá esik (vagyis az ÁFA-t a vevő fizeti) a fizetendő és levonható ÁFA-t tartalmazó tételekben a jelet F-re kell állítani. Amennyiben a felhasználó él a program által felkínált kigenerálás lehetőségével a program a kigeneráláskor a jelet automatikusan F-re billenti. Kézi bevitel esetén a jel helyes beállítása a programkezelő feladata.

3. 300-400-500-as naplón fenti jelek alapbeállítása: SZ/B/N/N/N

• Ezeken a naplókon az ÁFA-t nem tartalmazó tételek (kp befizetés, kp felvét, elszámolásra kiadott előleg, stb.) esetén a jelek beállítása - bár megtörténik - de beállításuk közömbös.
• Amennyiben a házipénztárban vagy a bankban ÁFA tartalommal rendelkező számlákat viszünk be, a jelek beállítása értelemszerű. De ezúton is felhívjuk a figyelmet arra, hogy ezek a számlák nem lehetnek pénzforgalmiak, tekintettel arra, hogy azok már kiegyenlítettek és azonnal az ÁFA analitikába kell, hogy kerüljenek.
• Amennyiben a bankban, házipénztárban olyan számla pénzügyi rendezésére kerül sor, amely a folyószámlán keresztül valamely számla tételhez kapcsolódik, a program az eredeti számla beállításait átörökíti a pénzügyi tételbe.

Ha az eredeti számla N-nem pénzforgalmi elszámolású volt, a számla alapján keletkezik az áfa nyilvántartás. A pénzügyi tétel csak, mint főkönyvi és folyószámla kiegyenlítési bizonylat képződik, áfa nyilvántartást nem érinti.

Fontos! Ha az eredeti számla I-pénzforgalmi, akkor - a könyvelés és folyószámla igényei szerint megkeletkeznek az analitikus számla és tükörnaplón megadott főkönyvi számla tételsorok, ám ekkor bővített működési lehetőség, hogy kigenerálódnak nem könyvelendő adóalap és könyvelendő ÁFA átkönyvelési tételsorok. Ezek a bővített, bank-pénztár sorokhoz képződő áfa kimutatáshoz szükséges tételsorok, mint "áfa szekció" kerülnek az áfa nyilvántartásba. Azt, hogy egy bank-pénztári forgalmi bizonylat "áfa szekció"-jából mi könyvelendő és mi nem, a tételsor előtti új mezőben lévő érték jelzi.

„N” jelű mező jelöli, hogy nem könyvelendő adat, pl. adóalap, csak azt mutatja, hogy a pénzügyi rendezés eredményeként az ÁFA analitikába milyen összegű adóalap kerül. (Ezek a sorok könyvelésre nem kerülnek, csak az áfa analitikában fognak megjelenni.)

„I” jelű ÁFA átkönyvelési sorok biztosítják, hogy pl. a korábbi elszámolási számlára könyvelt ÁFA sorok átkönyvelésre kerüljenek az ÁFA számlára és egyidejűleg bekerüljenek az ÁFA analitikába is.

    Fontos! I-pénzforgalmi számlák pénzügyi rendezésekor, tehát a bank-pénztári tételek bevitelekor a program a pénzügyi rendezés összegének megfelelően, a számlák adatai alapján automatikusan felajánlja az áfa nyilvántartáshoz szükséges adatsorokat. Tehát a program arányosan számolja az adóalap és átkönyvelendő ÁFA sorokat. Az automatikusan generált sorok. az un. "áfa szekció"-t képezik, amely egy új dolog, és csak a pénzforgalmi áfa típusú bizonylatok esetén keletkezik. Ez a tételsor képzés, bár automatikus, de a kezelő felügyelete, ellenőrzése feltételenül szükséges. Ugyanis a képzés nem figyeli azt, hogy volt-e már korábban és milyen összegű pénzügyi elszámolás a hivatkozott számlára. A program felajánlja az aktuális, a kezelő által kijelölt számla alapján számolt értékeket, de ezek felülvizsgálata a felhasználó feladata.

Ha tehát egy adott számlára egy vagy több részletben történő kiegyenlítés és pl. túlfizetés történik, a program ennek megfelelően számolja az adóalapot és adót, melyet módosítani kell a helyes értékre tekintettel arra, hogy csak az eredeti számla adótartalmának mértékéig keletkezik áfa kötelezettség, illetve érvényesíthető levonási jog.

4. Könyvelt tételek módosítása

A MegaORA programok a felhasználók számára rendkívül előnyös tulajdonsága - lehetőleg nem lezárt adóidőszakon belül -, hogy az iktatott/könyvelt tételek felhozhatók módosításra, majd az ismételt iktatással/könyveléssel a korábbi téves, hibás adatok rendkívül rugalmasan módosíthatók. Ily módon rossz ügyfélre, vagy hibás főkönyvre, vagy elrontott rendezettségi azonosítóra, téves összeggel bevitt tételek rendkívül könnyen korrigálhatók, hiszen a korábbi módosítandó tétel "eltűnik", és a módosított tétel szerepel mind a főkönyvben, folyószámlában, áfa nyilvántartásban. Ez a rendkívül rugalmas lehetőség a továbbiakban is rendelkezésre áll, de figyelembe kell venni a pénzforgalmi áfa tételek alábbi speciális igényeit.

Míg korábban a folyószámlás tételek módosítása esetében a számlakibocsátás éve, a partner, a rendezettségi azonosító és a főkönyvi szám módosítása csak pénzügyi szempontból volt fontos, a jövőben az I-pénzforgalmi jelű tételek esetében a számla és a pénzügyi (bank/pénztár) bizonylatok módosításának ÁFA vonzata és ÁFA elszámolási következményei lehetnek.

Amennyiben pl. egy olyan banki tételt hozunk fel törlésre vagy módosításra (megváltoztatjuk a partnert, a rendezettségi azonosítót, az összeget, stb.) amely korábban ÁFA átkönyvelési tételeket generált egy pénzforgalmi számlához, akkor a korábbi tételek töröltté válnak és az új adatkapcsolatból új ÁFA sorok generálódnak és új ÁFA analitika adatok keletkeznek. Tehát a banki/pénztári tételek korlátlanul módosíthatók, a korábbi bizonylat törlése és az új, módosított bizonylat érvénybe lépése nem okoz ellentmondást. (Értelemszerűen a módosításkor vagy újra kell képezni az "áfa szekció"-t, vagy esetleg a megváltozott igényeknek megfelelően be kell vinni soronként.)

Amennyiben pl. olyan pénzforgalmi számlát hozunk fel módosításra, amelyhez már banki kiegyenlítés kapcsolódott, akkor a banki tételek ÁFA sorai gyakorlatilag érvénytelenné válnak, és ezeket a számlához kapcsolódó banki/pénztári bizonylatok "áfa szekció"-it újra hozzá kell kapcsolni vagy az eredeti vagy valamelyik másik számlához. Azaz egy számla módosítása "érvénytelenné teszi" az utólag e számlához bevitt banki/pénztári tételek áfa adatait. Az ilyen módosításból/törlésből adódó anomáliák kimutatását megfelelő programlépés segíti - FA6319 Pénzforgalmi áfa tételek ellenőrzése menülépés. "Átfésülhető" az időszak vagy esetleg a teljes adatállomány, hogy vannak-e olyan pénzforgalmi áfa kimutatást tartalmazó banki/pénztári/vegyes tételek, amelyek számlája módosítva lett, azaz ezeket a kapcsolódó tételeket a kezelőnek "frissíteni" kell.

Mindebből tehát következik, hogy a folyószámlás pénzforgalmi tételek módosítása komoly körültekintést igényel, a megfelelő ellenőrzési programlehetőségeket folyamatosan, az áfa időszak lezárása előtt feltétlen használni kell. Természetesen nem mindegy, hogy bevallási időszakon belül történik-e a módosítás, vagy a módosítások olyan bizonylatokat érintően történnek, amelyekre vonatkozóan bevallás benyújtására már megtörtént. Ez utóbbi esetben a módosításoknak önrevíziós következményei lehetnek!

5. ÁFA listák, ÁFA bevallás készítése

A 2013-as ÁFA bevallás programjai az alábbi feltételekkel működnek:

• A tételek rögzítésekor (FA3A menüpont) – az előzőekben leírtak szerint - Bizonylat beállítások" gomb kérdéseire a bizonylat tartalmának megfelelő adatok kerülnek rögzítésre. Alaphelyzetben a felajánlott értékek: belföldi, normál számla, nem pénzforgalmi elszámolású és nem fordított Áfa tartalmú. Ha ezekben valami változás van, akkor a bizonylat fej bevitelekor a jelzők átállíthatók. Pontos kezelésük nagy jelentőségű, mert ezek alapján működik az Áfa elszámolás kigyűjtése.
• Az Áfa - árbevétel módosító törzsadatokban (FA104) meg kell adni a felhasználó által alkalmazott ÁFA kódok mellett a befizetendő/viszaigényelhető jelet (B/V), a bevallás 01-01  -  01-03 lapján található sor számát és oszlop nevét, ahova az Áfa kód szerinti értékeket be kell sorolni. Minden Áfa kód mellé egy sor száma jelölhető meg, de ugyanazt a sorszámot több Áfa kód mellett is használhatjuk

Ha minden beállítás elkészült, és a valóságnak megfelel, akkor a következő szolgáltatásokat nyújtja a program:

• Amint az FA63-as menüponton látható, más listakollekció biztosítja az adatszolgáltatást 2012-ig és más listakollekció - FA631 - biztosítja az áfa adatszolgáltatást 2013-tól.

• FA6311, FA6313  listák az Áfa bevallásba beszámított bizonylatok analititkus listái. Az FA6311 összesített kimutatás Áfa kódonként listáz alapot és Áfa összeget, a végén egy összesítéssel, hogy abban az elszámolási időszakban fizetendő vagy visszaigényelhető Áfa keletkezett.

• Az FA6314 Áfa elszámolás összeveti az előző időszak adataival, és összesíti azokat (volt-e előző időszakról áthozott követelés, ha visszaigénylés adódott, akkor arra jogosult-e, stb.) Ennek elkészítése a további Áfa bevallás előfeltétele!

Az FA6315 Áfa automatikus gépi bevallás készítése 3 lépésben zajlik:

1. Az adatok kigyűjtése - ami nem csupán az Áfa kódok alapján besorolható összegekre vonatkozik, hanem a partnerenként összesítendő számlánként részletezett adatokat is megkeresi a törvényben meghatározott feltételek szerint.

2. Az adatok kiírása tartalmazza a tételesen jelentendő számlák listáját, ezek partnerenkénti összesítését, valamint a bevallás 01-01 … 01-05 lapjait is. Miután itt a gyűjtés-kiírás más eljárások alapján történik, mint az analitikus kiíratásnál, de a végeredménynek azonosnak kell lenni, ez egy jó ellenőrzési pont!

3. Adatok átadása az AbevJava ÁNYK programba: elkészíthető egy XML állomány, amely már olvasható a NAV programjával. Ott ellenőrizhető, és szükség esetén kiegészíthető kézzel bevitt adatokkal.(ha több Áfa kód szerint gyűjtött értéket írunk be a bevallás ugyanazon sorába – pl. a beszerzéseket Áfa kód szintjén osztályozzuk tárgyi eszköz beszerzésre, EVA alanyoktól történt beszerzésre, és ha ez mind 27% Áfa tartalmú, akkor ezek mellé a 66. sor jelölendő. A 77 – 81 sorok tartalma tölthető ki utólag az elkülönített Áfa kódok alapján.) Hogy itt kézzel mennyi adatot kell kiegészíteni, az nagymértékben függ attól, hogy a Felhasználó hogyan alakította ki az Áfa kódok törzsét. Az átadás természetesen az egyedileg jelentendő számlákra is vonatkozik, elkészíti a 1365M, 1365M-01, 1365M-01K, 1365M-02, 1365M-02K lapokat is.

Az XML készítésekor egy alkalommal ki kell tölteni az adózó cég pontos címét a megfelelő tagolásban, az ügyintéző nevét és telefonszámát. Ezeket a program a további szövegállomány készítéseknél már készen hozza.

6. Átmeneti tételek 2012 és 2013 között

Az áfa törvény lehetővé teszi, hogy számvitelileg még 2012-ben keletkezett tételt az adott évhez, az adott év nyilvántartásában szerepeltessék, viszont áfa elszámolás szempontjából 2013 év valamelyik áfa nyilvántartásában szerepeljen. (Pl. 2012 novemberi teljesítési tétel áfa elszámolása 2013 áprilisa.) Az ilyen tételek a 2013 év valamely áfa nyilvántartásában hibásan jelennének meg, mivel 2012 novemberében a programok még nem tartalmazták a módosított áfa nyilvántartás adatait. Az ilyen tételek korrekciója kétféleképpen végezhető el:

• Az MA194 menüpont indításával az AFA szó megadása után indítható egy olyan eljárás, amely az Áfa feldolgozási időszak 2013 vagy nagyobb tételeknél ellenőrzi, hogy az új 2013 évi szempontoknak eleget tevő-e a tétel. Ha nem, akkor ez a program automatikusan kijavítja, kiegészíti. Erről a futásról egy jegyzéket készít, amelyekből látható, hogy mely tételekhez nyúlt hozzá a program.

• Az ilyen kritikus, átmeneti tételeket meg kell vizsgálni, és ha hiányos, akkor a már 2013 évi működésű programokkal egyenkénti fel lehet hozni, illetve fel kell hozni módosításra, és anélkül, hogy bármit változtatnának rajta, vissza kell könyvelni. A régi tétel (logikai) törlésre kerül, az új tétel már a bővített követelményeknek megfelelően készül el (pl. áfa sorok automatikus generálásával).

Mindkét eljárás esetén különös gonddal kell eljárni az olyan tételkombinációk esetén, amikor egy olyan számlát módosítunk, amelynek már volt banki tétele, és amely banki tételre konkrétan hivatkozott az előzőleg módosított tétel. A pénzforgalmi számla és bank tételek módosítási problémájáról a 4. pontban lehet részletesen olvasni.

7. 2013.  évi tapasztalatok alapján végrehajtott programmódosítások

7.1. Bizonylat szám, rendezettségi azonosító szerepe az adatszolgáltatásban

Az ÁFA bevallás tételes adatszolgáltatási kötelezettsége (lásd Belföldi összesítő jelentés) felszínre hozta azt a problémát, hogy az egyes főkönyvi adatbeviteli mezőket a felhasználók eltérő tartalommal kezelik.

Ezek közül a két legfontosabb mező a bizonylatszám és a rendezettségi azonosító. Mindkét adat helyes értelmezése és használata fontos a tételes ÁFA adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez, mivel a bevallásban fel kell tüntetni nemcsak a bizonylat számát, hanem sztornózás, helyesbítés esetén az előzmény bizonylat számát is. Ebből a szempontból tehát a rendezettségi azonosítónak kiemelt szerepe van, mivel egy számla történetet kell összefognia. Helytelen használata esetén a számla történet nem írható le helyesen.

A tapasztalat az, hogy a bizonylatszám mezőbe a felhasználók egy része nem a bizonylaton feltűntetett számlaszámot rögzíti, hanem a bizonylat kap egy belső azonosító számot és ez kerül a bizonylat szám mezőbe, a bizonylaton feltüntetett számlaszámot pedig a  rendezettségi azonosító tartalmazza. Ezen számlára vonatkozó sztornó vagy helyesbítő számla rögzítése esetén a bizonylatszám ismét egy belső azonosító szám, a rendezettségi azonosító pedig az eredeti bizonylat száma. Ebből adódóan ilyen esetben hiányzik az ezen számla azonosítását szolgáló eredeti számlaszám.

A probléma kezelésére a program az alábbi megoldásokat kínálja:

A főkönyvi rendszer paraméterek között van egy új paraméter, amelyik azt mondja meg, hogy melyik mező tartalmazza a bizonylatszámot.

A 1223 paraméter neve: „Az ÁFA bevallásban szereplő bizonylat azonosító”

„B” esetén Bizonylatszám, „R” esetén Rendezettségi azonosító

• Beérkező számlák rögzítése „B” esetén

• Beérkező számlák rögzítése „R” esetén

Mivel ez utóbbi esetben a stornó/helyesbítő/jóváíró számlára vonatkozóan hiányzik az azonosításukat szolgáló bizonylatszám, ezért az ilyen típusú szállítói számlák bizonylatszámának rögzítésére javasoljuk használni a beviteli mezők között már régóta szereplő, de aktívan nem használt „azonosító ügyfélnél” mezőt.

A beviteli mező akkor érhető el, ha a kezelői paraméterben  a „Pénzügy bekérés = I”.

Amennyiben az „azonosító az ügyfélnél” mező üres, az adatbevitel befejezésekor a program figyelmeztető üzenetet küld a megadásra vonatkozóan.

A mezőt nem kötelező kitölteni, de a 2 m Ft feletti ÁFA tartalmú számlák stornózása/helyesbítése esetén célszerű, mert az ÁFA listák és a bevallás előállítása ebben az esetben lesz sikeres.