Bevezető rendszerleírás

Bevezetőként szükséges meghatározni - a hétköznapi életben is használt - fogalmakat, amelyeket a következő programkezelési leírás, a program nézőpontjából meghatározott formában, értelemben használ. Szükséges ez, mivel a programok ismertetésénél az előadó használja ezeket a fogalmakat, viszont a hallgató egyáltalán nem biztos, sőt esetenként biztos, hogy nem olyan értelemben tölti meg tartalommal, amint a programok megismeréséhez szükséges. Továbbá a Megastar ügyviteli programja alkalmaz olyan sajátos technikai sajátos megoldást, amely értelmezésre szorul.

Alapfogalmak:

Törzsadatok, forgalmi adatok: A nem számítástechnikával foglalkozó gazdasági szakemberek kérdése visszatérően az szokott lenni, mik azok a törzsadatok? Az ügyviteli nyilvántartás időben viszonylag állandó adatokkal - főkönyvi számok, partnerkódok, stb. - időbeni történéseket írnak le - vettünk, eladtunk, kifizettünk, stb. Ezért az ügyviteli feldolgozás időben viszonylag állandó adatai a törzsadatok. Pl. főkönyvi számok, amelyet ha megadunk az legalább 1 évig állandó marad, de pl. a naplókód évekig változatlan tartalommal használhatjuk. Az időben állandó, törzsadatok segítségével tudjuk rögzíteni az ezekhez kapcsolható időben megjelenő adatokat a forgalmi adatokat. Pl. egy bejövő számlát a bejövő számlák naplóján a megfelelő főkönyvi számokra rögzítjük, stb.

Főkönyvi számlatükör FA101: A MegaORA program sajátossága, hogy a főkönyvi számlarend, amely számlaszám, számla megnevezés, kibővíthető egyéb adatokkal. Elsősorban - ritkán használt - lehetőség, hogy a számlaszám és rövid megnevezés mellé megadható egy részletes leírás. Ebben egy A4-es (3600 karakter)   terjedelemben elmondhatók a számla használatának szempontjai. A számlaszám rövid megnevezés és leírás biztosítja azoknál a szervezeteknél a képben lévő hivatalos számlaosztály létrehozását, ahol szükség van. A számlaszámok mellé a narratív leírás mellett a gép működését vezérlő egyéb adatok is megadhatók. (áfa számla vagy nem, jelleg tartozik vagy követel, az adott számlához partner hozzátehető vagy nem, stb.)

Havi-éves zárási paraméterek FA102: Előre kell bocsátani, a MegaORA programban havi vagy éves zárások olyan kezelői műveletek, amelyek az illető feldolgozásban a kezelő döntésétől függenek. Ez a törzsállomány csak azt a viszonylatot írja le, ami a paraméterekben igényelt automatizmusok elvégzéséhez szükséges.

(Tükör) Napló törzs FA103: A főkönyvi számlatörzs adatai biztosítják a számlasoros nyilvántartás végzését, a naplók biztosítják az idősoros nyilvántartás végzését. Egy másik aspektusa az idősoros nyilvántartásnak, hogy a gazdasági esemény jellege szerint lehet, kell csoportosítani a nyilvántartásba vett gazdasági eseményeket. Így vannak beérkező számlák csoportja (kódszám: 100-199), kimenő számlák csoportja (200-299),  banki pénzmozgásokhoz kapcsolódó események csoportja (300-399), pénztári pénzmozgásokhoz kapcsolódó események csoportja (400-499), valamint a vegyes gazdasági események csoportja (500-599). Továbbá gépi, technikai eljárásokhoz használatos még, szintén vegyes naplótípusok 600-899. Speciális napló használat, amikor egy meghatározott naplóra csak egy főkönyvi számlára kerülő forgalmat könyvelünk, ilyenek általában a banki és pénztári naplók. Ezt tükörnaplónak nevezzük. (Az egyes beviteli programok help szövegei, dokumentációi ezeket a lehetőségeket részletesen is tartalmazza.)

Áfa-árbevétel módosító kódok FA104: A MegaORA program sajátossága, hogy a gazdasági események azon csoportját, amely áfa körben érintett és/vagy a számlázás árbevételénél módosítja az árbevételt, egy külön törzsállományban írja le. Ebben a törzsállományban lévő kódokkal mód van leírni, hogy a gazdasági esemény áfa mentes, vagy valamilyen százalékos vagy pl. fordított áfás, stb. A kód - eléggé bonyolult struktúrája -a megfelelő dokumentációban található.Viszont rendeltetésszerű használata rendkívüli módon tudja segíteni a gazdasági esemény adatainak rögzítését, mivel a törzsadatokban egyszer megfogalmazott összefüggéseket a program automatikusan értelmezi, és az adatbevitelt segíti. 

Partner vagy ügyfélnyilvántartás - partnertörzs FA111, stb.: A számviteli   nyilvántartásban szereplő bármilyen ügyfél, partner, saját dolgozó, szolgáltatást igénybe vevő, stb. amely lehet akár természetes, akár jogi, logikai személy, amelyekre a nyilvántartásban kötelezettségeket és ahhoz kapcsolódó kiegyenlítéseket akarnak nyilvántartani. Egy ilyen egyed, ha egyszer szerepel a partner törzsben, akkor a konkrét gazdasági esemény főkönyvben történő elhelyezésével lehet őt minősíteni. A gazdasági esemény alapján lehet vevő, szállító, szerződéses ügyfél, stb. Így mód van, hogy pl., ha valamelyik partner vevő is és szállító is, akkor egyrészt kimutatható a tartozása-követelése, együttesen. Továbbá az ilyen ügyfélre kompenzációt lehet készíteni.

Deviza törzsállományok leírása: Ha a könyvelés nemcsak a könyvvezetési pénznemben, forintban történik, hanem egyéb pénznemek is szerepelnek a gazdasági eseményben, akkor az illető devizanemhez kapcsolódóan le kell írni törzsállományként a deviza típusát, árfolyamát, stb.

Utókalkulációs, kontrolling törzsadatok: Ez a főkönyvi könyveléstől elkülönülő, de annak szerves részeként használható technikai törzsállomány, amelyen megadható a kód hossza, neve, stb. Az így definiált tetszőleges darabszámú kódok használhatók a főkönyvi könyvelésben rögzített gazdasági eseményekhez, és/vagy az egyes főkönyvi számlák  "alábontására". 

Főkönyvi könyvelés: Minden gazdasági eseménynek a MegaORA rendszerben történő rögzítése megfelelő főkönyvi kódszámokkal kerül rögzítésre. Tehát minden gazdasági esemény a főkönyvi könyvelésbe belekerül, a megfelelő főkönyvi listákon tételesen, összegzetten megjeleníthető.

Folyószámla könyvelés, nyilvántartás: Csak azok a gazdasági események szerepelnek a folyószámla nyilvántartásban, és az ezzel szorosan összefüggésben keletkező pénzügyi nyilvántartásban, amelyben partnerkód szerepel. A partnerkód használata - a MegaORA konvenciók szerint - a folyószámla, illetve a folyószámla szám úgy képződik, hogy a főkönyvi szám, kötőjel partnerkód együttese. Más szóval a partnerkód csak olyan főkönyvi számláknál értelmezett, ahol a főkönyvi számlatükör leírásában egy megfelelő jellel közöljük, hogy arra a számlára - elsősorban - partnerekkel történő gazdasági eseményt rögzítünk. Ha egy adatbeviteli bizonylatban nem szerepel partnerkód, akkor az nem része a folyószámla könyvelésnek, pénzügyi nyilvántartásnak. A főkönyvi könyvelésnek része a partnerekre történő analitikus könyvelés.

Áfa nyilvántartás: Csak azok a gazdasági események szerepelnek az áfa nyilvántartásban, áfa időszakos jelentésekben, amelyekben áfa kód szerepel. A MegaORA konvenciók szerint - ha az áfa nyilvántartáshoz szükséges - akkor a gazdasági esemény bevitelében szerepeltetni kell még olyan áfa kódot is, mint pl. áfa körön kívüli. Az áfa törzs kódkonvenciói biztosítják, a megfelelő áfa százalékok, áfa számlák, áfa mentes vagy fordított áfa, stb. adatbevitelét és ezekből adatszolgáltatás készítését. Értelemszerű, hogy olyan könyvelési tételekbe, amely áfát nem érint (pl. bérfeladás), áfa kódot nem kell szerepeltetni.

Deviza összegek szerepelése a gazdasági eseményekben: Amennyiben a gazdasági esemény nemcsak a könyvvezetési pénznemben történik, akkor - opcionálisan - bevihetők a könyvvezetési pénznem mellé más pénznem összeg is. Előfeltétel a megfelelő egyéb pénznem definíciója szerepeljen a törzsadatokban. Lehetséges, hogy egy gazdasági esemény adataiban csak a könyvvezetési pénznem szerepeljen. Általában ez utóbbit valósítja meg a magyarországi szervezetek könyvvezetése. A MegaORA program lehetővé teszi, hogy a könyvvezetési pénznem ne forint, hanem egyéb (pl. euró) legyen, természetesen a könyvvezetés akkor is a magyar törvényeknek megfelelően történik.

Többdimenziós könyvelés az utókalkulációs, kontrolling kódok segítségével: A gazdasági események számla és idősoros nyilvántartása mellett lehetőség van ezeknek a technikai kódoknak a segítségével további "alábontást" létrehozni. Pl. 911 árbevételi számla tételeibe egy ilyen kód segítségével kimutathatjuk, hogy mely szerződésre és/vagy mely ügynök hozta létre azt az adott 911-es árbevételi sort. További lehetőség, az adott gazdasági eseményben pl. 5000 forint bevétel volt, amit az 1-es kóddal jelölt szerződésre 3000 forint, a 2-es kóddal jelölt szerződésre 2000 forint szerepel, akkor a bizonylat árbevételi része íly módon kettő sorban vihető be. A konkrét szervezetek konkrét ügyviteli igénye határozza meg, hogy milyen, mennyi és a nyilvántartás mely részén akarnak további alábontást készíteni, így módon nemcsak számla és idősoros, hanem ezen kódok szerint tetszőleges dimenziójú nyilvántartás készíthető.

Forgalmi területek használata: A MegaORA program sajátossága, hogy a - főkönyvi könyvelési és a bér alrendszereknél - az előzetes adatrogzítéshez un. forgalmi területet használ. A könyvelési, bérszámfejtési munkafolyamat ketté van szakítva. Első fázis az adatok rögzítése és csoportos ellenőrzése, a második fázis az íly módon bevitt adatoknak könyvelése illetve a bér adatok "véglegesítése", letárolása. Ez a kétfázisú munkavégzés azt a célt szolgálja, hogy a viszonylag jelentős hibával történő adatrögzítés könnyen módosítható, jól ellenőrizhető folyamat legyen és íly módon garantáltan jó, vagy legalábbis jobb minőségú adatokkal történjen a végleges munkafolyamat. A forgalmi terület egy olyan soszámmal ellátott (1-999) logikai "piszkozat" munkafelület, amelyen a kezelő tetszőleges módosításokat végezhet és befejezéskor csoportosan is ellenőrizheti az adatrögzítői munkájának eredményét.

Könyvelés, iktatás munkafázisok: A forgalmi területen lévő bevitt adatok nem részei az éves főkönyvi könyvelésnek, pénzügyi nyilvántartásnak, stb. Ahhoz, hogy "hozzádolgozásra, letárolásra" kerüljön a korábbi éves adatokhoz szükséges iktatni és/vagy könyvelni. Ha csak iktatás történik, akkor a letárolt tételek tulajdonképpen ideiglenes jellegűek, módosíthatók, törölhetők, stb. (Az iktatás a beérkezett számlák, levelek, stb. pénzügyi nyilvántartásba vételét teszi lehetővé.) Ha könyvelés történik, akkor a letárolásra került tételek egy szigorúbb státuszba kerülnek, nem törölhetők, a könyvelési adatok nem módosíthatók, stb. A MegaORA program rugalmasan biztosítja az adatszolgáltatást a listákon, áfa kimutatáson, stb. az iktatott tételekből is. Az adatbiztonság fokozott szintjéhez szükséges, hogy az időszak tételei könyveltek legyenek. Ez a programmal végzett munka ügyvitelszervezési feladata.