FA107_3. Kötelezettségvállalási törzs bevitele (Költségvetési könyvelés esetén)

A Kormány 4/2013. (I.11.) Korm. rendelete az államháztartás számviteléről, 14. melléklete a részletező nyilvántartások – így a Kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek nyilvántartása tartalmi előírásait foglalja össze.

Az analitikus nyilvántartási rendszer szorosan kapcsolódik a számviteli-pénzügyi, költségvetési modulhoz. A nyilvántartási rendszer adataiból naprakész információk készíthetők a még rendelkezésre álló előirányzati keretekről, a kötelezettség vállalások állapotáról.

A feldolgozáshoz szükséges törzsadatok:

Az analitikus nyilvántartás vezetéséhez:

·         pénzügyi működési paraméterek beállítása menülépésnél a Kötelezettségvállalás nyilvántartás analitika van-e (KOT_VALL) kérdésre Igen választ kell adni.

·         a kötelezettségvállalás analitikus nyilvántartásához a program a 750-es naplót használja, melyet a (Tükör) Napló törzs bevitele, módosítása menülépésen keresztül meg kell nyitni. A 750 napló nem tükörnapló!

·         az Ügyfél (Partner) törzs bevitele, módosítása menülépesen keresztül lehet rögzíteni a partnerekkel kapcsolatos adatokat tartalmazó törzsállományt.

·         A kötelezettség jogcíme (Központi beruházás, támogatási célelőirányzatok, intézményi beruházási kiadások, felújítás, személyi juttatások, munkaadókat terhelő járulékok, dologi kiadások, stb.)

A kötelezettség vállalás törzsadat rátekintő képernyője az alábbi:

A rátekintő lista képet ad a kötelezettségvállalás állásáról, rendezettségéről. Tartalmazza a kötelezettségvállalás főbb adatait (kötelezettségvállalás partnerkódja, megnevezése, szerződés szám, megrendelés szám, előzetes kötváll. összegege,). A rátekintő képernyőn lehetőség van a "Rendezetlen tételek" és "Rendezett tételek" leválogatására, valamint csak a „Tárgyévi tételek” kiszűrésére a megfelelő négyzet kijelölésével.

A kötelezettség vállalás törzsadat beviteli képernyője az alábbi:

Fő adatok kitöltése:

Terület/Egységkód:
Kötelezettség vállalás száma: 12 pozíció.
Partner kód, partner megnevezés: Az ügyfél/partner törzsbe rögzített adatokból történő kiválasztással tölthető ki.

Kötelezettségvállalás jogcímcsoport: az alábbiak közül lehet választani

Kötelezettségvállalás ideje dátum: A kötelezettség vállalás idejét
Tárgya: A kötelezettségvállalás szöveges rövid leírása.
Előzetes kötelezettségvállalás összege: 750-es naplón a ’0’-ás számlaosztály számláira, a ’0021’ ellenszámlával szemben rögzített összeg. Az összeg kézi bevitellel nem módosítható. Végleges kötelezettségvállalás összege: a beérkező számlák alapján, a 100-as naplón, a ’0022’ ellenszámlával szemben rögzített összeg. Az összeg kézi bevitellel nem módosítható.
Teljesítés összege: 300/400-as naplón, ’0031/0032/0033’ ellenszámlával szemben rögzített összeg. Az összeg kézi bevitellel nem módosítható.
Az összegek melletti ikonra kattintva az adott típusú összeg rovatonkénti bontása látható.
Kötelezettség vállalást tanúsító dokumentum típusa: Szerződés vagy Számla lehetséges
Kötelezettség vállalást tanúsító dokumentum száma: a kiválasztott dokumentum száma
Kötelezettség vállalást tanúsító dokumentum dátuma: ugyanennek a dokumentumnak a dátuma
Megrendelés szám: 25 pozíciós alfanumerikus mező
Teljesítés várható ideje: A teljesítés várható idejének dátuma.
Hátralévő összeg: a program által számított összeg. A véglegessé vált kötelezettség és a teljesítés különbözete. Az összeg kézi bevitellel nem módosítható.
Tétel rákintés billentyű: A kötelezettség vállalás számhoz tartozó tételeket (előírás, számla és pénzügyi teljesítés) lehet megtekinteni.
Rendezettség beállítása billentyű: Amennyiben szükséges ezzel lehet a kötelezettség vállalás rendezettségi dátumát kézzel módosítani.

Összegzés billentyű: A kötelezettségvállaláshoz tartozó tételek (számla és pénzügyi teljesítés) naplónkénti Tartozik - Követel forgalmát, illetve egyenlegét lehet megtekinteni.

 

 

Tétel rákintés billentyű: A kötelezettségvállalás számhoz tartozó könyvelési tételek
a) Részletező adatok, b) Egyenleg adatait (előírás, számla és pénzügyi teljesítés) lehet megtekinteni.
Részletező adatok:

 

 

A rátekintő lista gyors információt biztosít a kötelezettség vállalás állásáról, a beérkezett számlákról, azok kiegyenlítéséről, a kötelezettség rendezettségéről.
A fent kiválasztott bizonylat tartalmának részletezése látható a programablak alsó részén. A bizonylat melletti ikonra kattintva a könyvelési bizonylat ’Tétel kiírása’ program indul el.

Egyenleg adatok:

 

 

Ezen az oldalon tárgyévi és költségvetési évet követő évi bontásban láthatók az adott kötelezettség vállalásra rögzített bizonylatok összegei különböző típusú ellenszámla bontás szerint.
Tárgyévi bizonylatok esetén ez áll az előzetes, az abból véglegessé vált, illetve a végleges kötelezettségek teljesítésének könyvelt adataiból.
Költségvetési évet követő bizonylatok esetén csak előzetes és abból véglegessé vált összegekről beszélhetünk.

 

A kötelezettség vállalás analitikus nyilvántartásának folyamata

Az analitikus nyilvántartáshoz szükséges adatok a főkönyvi forgalom Forgalmi adatok bevitelével egyidejűleg történik, azaz az adatok egyszeri rögzítése és hivatkozás a megfelelő kötelezettség vállalásra biztosítja mind a főkönyv (pénzügy), folyószámla, esetleg ÁFA és kötelezettség vállalási analitika számára a szükséges adatokat.

A folyamat menete az alábbi módon történik.

·         Előzetes kötelezettség vállalás rögzítése

·         A szállítói számla érkeztetése

·         A pénzforgalom teljesítésének rögzítése

Előzetes kötelezettség vállalás rögzítése

·         Az adatokat a 750 Kötelezettség vállalás naplón kell rögzíteni.

·         A forgalom bevitel két részből, a bizonylat fej adatainak rögzítéséből, valamint a tételsor adatok rögzítéséből.

A bizonylatfej adatainak rögzítésére szolgáló beviteli képernyő a következő:

 

Bizonylatszám: Az analitikus nyilvántartáson belül egy folyamatos sorszám
Bizonylat dátum: A kötelezettség vállalás ideje.
Megjegyzés: A kötelezettség vállalás tárgya.
Köt. váll. azonosító: A kötelezettségvállalási törzsben előzőleg felvitt adat.

A bizonylat tételsoraiba a kötelezettség vállalás tárgyának megfelelő 0. Számlaosztályba tartozó számlákra és a kötelezettség vállalások megfelelő (0021 vagy 0023) előzetes kötelezettség vállalási ellenszámláira kell könyvelni.

Itt kell rögzíteni a kötelezettség vállalás (bruttó összeg) megbontását az esetleges különféle költségekre, valamint azok alapra és ÁFA összegre történő bontását is

750 naplón bevitt adatokat ellenőrzés után iktatni kell. Az iktatással egyidejűleg a bevitt tételek gyűjtésre kerülnek az előzetes kötelezettség vállalás nyilvántartási és azok ellenszámláira is.

A szállítói számla érkeztetése

A bizonylatfej adatainak rögzítésére szolgáló beviteli képernyő a következő:

 

Kötelezettség vállalások véglegessé vált részének nyilvántartásba vétele a szállítói számla beérkezésével egyidejűleg történik. A beérkezett szállítói számlákat a Szállítók naplóján (100-199 napló) kell rögzíteni. A bizonylat fej adatainak bevitelekor a program bekéri a kötelezettség vállalás azonosító számát, melyet F9 billentyű leütésével a kötelezettség vállalás törzsből lehet kiválasztani. A kontírozott számlasorok berögzítése, és a számla befejezésekor a program lehetőséget biztosít, hogy a befejezéssel egyidejűleg képződjenek az előzetes kötelezettség vállalás összegét csökkentő könyvelési tételek.
Ez alapján a bizonylat az alábbi sorokkal bővült:

 

Pénzforgalom rögzítése:

A bizonylatfej adatainak rögzítésére szolgáló beviteli képernyő a következő:

A pénzforgalom rögzítésekor hivatkozással a megfelelő számlára (partner, rendezettségi azonosító), valamint adott partner kötelezettség vállalási kartonjára a generálódott ’0’-ás sorok megjelennek a kötelezettség vállalási analitikában is.