Feladási műveletek, főkönyvi forgalom megnyitás

Az XML adatokból képzett számla tételek, a „Számla rátekintő” képernyőn egyedileg is és csoportosan is kijelölhetők főkönyvi feladásra. Szintén ezen a képernyőn elindítható feladat a kijelölt XML számla adatok feladása Főkönyv-, Pénzügy forgalmi adattá. A feladás lehetséges olyan számla adatokból, amelyeknek érvényes kontírozása van, de lehetőség van olyan számlafeladására is, amelynek nincs kontírozása. Az ilyen tételeket a Főkönyvi rendszerben kell kontírozni.
„Feladási műveletek” gomb a feladásra kerülő számlák körének kijelölésére szolgál. Továbbá a feladási eljárásnál meg kell említeni, hogy a feladás eredménye a Főkönyvben ellenőrizhető, elindítható a Főkönyvi adatbevitel feladat a „Fők.forg.megnyitás” gomb leütésével.

A feladásra kerülő számlák körének kijelöléséhez két mód áll rendelkezésre:
Lehetőség van a számlákat egyenként megjelölni, ekkor a sor végén látható „Fel” feliratú jelölő négyzetet kell bekattintani, illetve csoportosan is megadhatók azok a szempontok, melyek alapján egyszerre több számla is kijelölésre kerül.

A „Feladásra kijelölés” gomb megnyomása után lefut a művelet, és a rátekintő képernyőn a „Fel” feliratú jelölő négyzet minden sorban kijelölésre kerül, ahol a szűrési feltételek adottak.

A feladás indításakor, „A kijelölt számlák feladása” gomb lenyomása után meg kell adni azt a forgalmi területet ahová a számlának kerülnie kell, és meg kell adni a bejövő, kimenő naplók sorszámát, valamint meg kell adni, hogy melyik időszakra kerüljön a feladás, két időszakot kell megadni. A feldolgozási időszak maga a számviteli időszak, ennek egy időszakos számlánál van jelentősége, valamint az áfa időszakot is meg kell adni.

A „Feladat indítása” után első alkalommal a megadott forgalmi terület a Főkönyvben közvetlenül megnyitható, a „Fők.forg.megnyitása” gombbal, a feladott számlák megtekinthetők, további feladatok elvégzésére rendelkezésre állnak. Az FA417-ben a „F” feliratú oszlopban (feladási jel) „I” betű jelenik meg.

Lehetőség van a Főkönyvbe feladott számláknál a feladás visszavonására a Főkönyvi forgalmi területről, sőt a már iktatott, a letárolt számlákat is lehet a főkönyvi állományból kitörlni. (Például, mert újra akarja a kezelő kontírozni a számlát.) Törléskor, – a Főkönyvi forgalomnál - az alábbi üzenet jelenik meg:

Ebben az esetben az XML-ből letöltött számla állományban az adott számlánál a számla feladottságára vonatkozó jel is törlődik. Azaz ismét módosítható a kontírozás. (Például másik kontírozási változatot választ a kezelő.)

A beolvasott XML-ből képzett és feladott főkönyvi számlában a bizonylatszám, rendezettségi azonosító és az azonosító ügyfélnél mezők is ugyanazt – számlaszám, a szállítói számla száma - adatot tartalmazzák. Nagyon fontos, hogy amennyiben a belső ügyviteli rend szerint Önök iktató számot használnak, azt minden esetben „kézzel” kell javítani, de figyelemmel kell lenni arra, hogy a paraméterek között 1223 ÁFA bevallásban szereplő azonosító megfelelő maradjon. Tehát mint a kézi könyvelésnél eddig, úgy kell kezelni a bizonylatszám mezőket, ugyanez igaz a módosító számlákra is. Tehát ha a 1223 paraméter rendezettségi azonosítóra van beállítva, akkor oda iktató szám nem kerülhet.