Kontírozás általános ismertetése

A számlák kontírozása azt jelenti, hogy a számla által dokumentált gardasági eseményt adó hatósági és vállalkozás kimutatási igények szerint kódokkal látják el. A kontírozás teljes körű automatizálását nehezíti, hogy a működés, a nyilvántartás és az ezekhez szükséges kódolás szervezeteként igen eltérő lehet. Ezért a kontírozás szervezeteként más és más lehet. További gond, hogy egy – egy számla esetleg olyan összetett, sok részből álló gazdasági eseményt dokumentál, amelynek kódolása messze meghaladja a mindennapi gazdasági eseményekét. Az automatikus kontírozás alábbiakban leírt megoldása a mindennapi, viszonylag egyszerű és tömegesen előforduló számlák kontírozására használható.

A MegaORA program az automatikus kontírozást „öntanuló” algoritmussal, mintegy egyszerű „mesterséges intelligencia” alkalmazásával végzi. Ennek az az alapja, hogy a konkrét szervezetnél folyó kódolási, kontírozási munkát „tanulja meg” a program. Nem az „okos” program mondja meg, hogy egy gazdasági eseményt hogyan kell kontírozni, hanem a kontírozó könyvelő munkáját „figyeli meg” a program és a korábbi minták alapján a megismert korábbi tudást alkalmazza a jövőben. Ennek a folyamata a következő. A program igyekezik a számlák által meghatározott gazdasági eseményeket, amelyből a kontírozó könyvelő létrehozza a könyvelést, kategóriákba sorolni. Az adott szervezetnél folyó kontírozási munkából, a könyvelő kontírozásából, a program ún. „kontír sémákat” képez. A kontírozó könyvelő kézi bevitellel közvetlen is megadhat kontírozási sémát. Tehát a kontírozási séma a számla tulajdonságai (a számla profilja – Bejövő/Kimenő, Adó százalék, Cikk megnevezése, ITJ szám stb.) alapján készül. A kontírozási sémákat a program eltárolja.

A kontírozást a Megastar program jelentős részben automatikusan elkészíti, illetve egy ajánlott változatot készít. A kontírozás ellenőrzése és a megfelelő változat kiválasztása a „Számlák rátekintő” képen az „Állapot” oszlop mezőjére történő dupla kattintással indítható. Más a működés és a megjelenő képernyők, ha már kontírozott az adott sorban lévő számla, és megint más, ha még nem kontírozott a kijelölt számla.

Ha az Állapot oszlop számla sorában „Nem kont.” minősítés van, tehát még nem kontírozott a számla, akkor az alábbi rátekintő lista jelenik meg.

Ezen a rátekintésen a teljes „kontír séma” állomány látható. Elméletileg kiválasztható egy kontír séma, amely az adott számlához „Kiválasztható” – kézzel hozzá rendelhető. (Ha már több ezer kontír séma van, és ebből kell kiválasztani, a megfelelőt, akkor ez elég nehézkes. Viszont, ha a kezelő kialakít 50 – 100, sorszámmal azonosítható, sorszámmal fejben tartható kontír sémát, akkor az itt hozzá rendelhető egy – egy konkrét számlához. Ez olyan, mint az Eseménykóddal történő kontírozás.) Továbbá ezen a képernyő lehet új kontír sémát felvinni és azt Kiválasztani stb. Gyakorlatban, ha a számlát a kezelő próbálta automatikusan kontírozni, de továbbra is „Nem kont.” minősítése van, akkor hatékonyabb kontírozatlan feladni, és a könyvelésben kikontírozni. Az automatikus kontírozás kereső a következő alkalommal, amikor ilyen profilú számlát talál, akkor a program a könyvelő korábbi kontírozását felismeri és ezt a következő számlát automatikusan kikontírozza. Azaz az egyes összegeket Főkönyvi számokkal, Áfa kóddal, Gyűjtőkóddal látja el.

Ha már kontírozott az adott sorban lévő számla, akkor az Állapot oszlopban a következő lehet:
- Van egy darab kontír séma, ekkor Egyedi a kontírozás.
- Több korábbi sémának is megfelel a számla profilja – Változat -, ekkor a kezelőnek kell eldönteni, melyik kontír séma szerint történjen a számla kontírozása. Ezekre az adatokra történő „dupla kattintás” hatására az alábbi képernyő jön be:

Ezen és a következő képernyőn megtekinthető a kontírozás. Ha „Egyedi” a minősítés, akkor csak megtekinthető a kontírozás. (Csak egy sor van a képernyőn.) Ha a minősítés „Változat”, akkor ilyen esetben több sor látható a képernyőn. A könyvelőnek ellenőrizni kell a program által felkínált változatot (az aktuális változat sorszáma az oszlopok alatti szöveg: „Számlában lévő kontírozási kód: xx). Ha nem megfelelő, akkor a felajánlott kontírozási séma „változatok” közül kell választani a megfelelőt. Természetesen a program segíti a kiválasztást, a következő képernyőn megtekinthetők az egyes sémák részletes kontírozási, kódolási adatai, és az is, hogy melyik séma hányszor került kiválasztásra és időben „mostanában” melyiket használták stb.

A megfelelő változat kiválasztásakor, ezen a képernyőn a kezelőnek lehetősége van az „Új bevitel” gombbal létrehozni új, „eddig nem volt” kontírozási, kódolási változatot is.

A kontírozási változatok teljeskörű megtekintését Kontírozási vált. részl.: a kontírozási változatok részletezését megjelenítő gomb leütésével érhetjük el. Ekkor a következő képernyő jelenik meg:

Ezen a képernyőn, pontosabban ennek jobb oldali oszlopaiban az éppen kijelölt kontír séma részletes adatai tekinthetők meg. Itt is van „Kiválasztási” és „Számlakép kiírási” lehetőség. Továbbá ezen a képernyőn is van „Mind/Akt. változat” gomb, amely a kontírozási változatok teljes körét kiírja. Amíg alapesetben csak olyan változatot ír ki a program, amely mint „Változat” kiválasztható a letöltött számlában lévő adatok alapján, ez a „Mind/Akt. változat” gomb hatására minden egyéb képződött Változat kiíratható, megtekinthető. (Például a számla 5 %-os, alap esetben csak az 5 %-os kontírozású változatokaz írja ki a program, amelyek közül másik is „Kiválasztható. De a „Mind/Akt. változat” gomb leütésével a 27 %-os változatokat, tájékoztatási célból kiírja a program, de az 5 %-os Áfás számlához az ilyen kontírozás nem jelölhető ki, nem lehet „Kiválasztani”. Ez alábbi képen egy ilyen „Minden változat” kiírása látható.

A „Kontírozási változatok” rátekintő képernyőkön szerepel még a „Változat lista”. Ez olyan listaszerű megjelenítése a már berögzített és/vagy a program által képzett „kontírozási változatoknak”, amely a program futástól függetlenül is megjeleníti a kontírozási törzsadatokat. A listakép az alábbi: