További előzetes rendező
feladat, hogy az 5.,6.,7. számlaosztályok zárását el kell végezni. Nem lehet
egyenleg ezeken a számlaosztályokon. Következő lépés, hogy létre kell hozni a
nyitó év számlatükrét és naplóit. Más szóval a megnyitandó év törzsadatainak
készen kell állnia a nyitó adatok fogadására.
A zárás/nyitás eljárás az új programmal többféle stratégiával végezhető el:
Az első stratégia kivitelezésénél – miután a zárás/nyitás előfeltételét biztosítottuk – elvégezzük a zárást az adatok teljes vagy majdnem teljes körére. (Pl. még maradt könyveletlen tétel a lezárandó állományban, vagy még vannak számlák, amelyeket nem könyveltünk.) Ekkor az első zárási futást követi még tételek könyvelése, majd egy második futás, amely második futásban a program automatikusan csak az előző zárás óta könyvelt tételekre képzi a zárás/nyitás átkönyveléseket. A végleges - mérlegkészítéshez szükséges - állapot eléréséhez, akár több zárás/nyitás futtatható. Azaz "rétegesen" készíthető el a végleges zárási állapot. Ennek előfeltétele, hogy az újólag végzett zárások mind azonos, változatlan paraméter (9-es) állapottal történjen.
Ha a zárási (9) paramétereken kell módosítani, akkor csak a 2. sz. eljárás alkalmazható, az előző zárás(ok) törlése (Nagyon fontos, hogy a törlést változatlan paraméter állapottal végezzük el, mint amivel a előző zárási tételek generálása megtörtént. Ha ezt nem tartjuk be, akkor előfordulhat, hogy a módosított paraméterek "nem látják" a korábban generált tételeket, és az állományban teljesen hibásan benne maradnak.). A – letöröl, újrazár – stratégiánál a korábbi zárás/nyitás képzett adatait letöröltetjük a programmal, így a teljes éves könyvelésből a módosított paraméterekkel újra képzi a program az egyenlegeket, és a zárási/nyitási átkönyveléseket. A törlés után paraméterek alapján újra teljeskörű átkönyvelést generál a program. Az előzmények, előző zárás-nyitások azért is szükségesek, mert mind az adatállomány megfelelő állapot előállítása, mind az átkönyvelési (9. paraméterek „belövése”) megtörténjen. Tehát egy törlési lépés egyrészt eltünteti a korábbi zárás(ok) által képzett tételeket a könyvelésből, másrészt a könyvelés összes tételéből kiveszi a zárást jelző dátumot, azaz egy törlés a korábbi zárásokat teljes körűen kitörli.
Külön új lehetőség, az évenként változó számlatükörhöz való zárási/nyitási folyamat hangolása. A nyitó forgalmat tartalmazó tételek forgalmi területre vihetők, és az automatikus könyvelésből kihagyhatók. Ezzel letiltjuk a zárási és nyitási forgalom egy menetben történő lekönyvelését. Így mód van arra, hogy a zárás/nyitást az előző évi számlatükörrel készítsük el, és ezzel generáljuk a nyitó tételeket is az előző évi számlatükör alapján, de csak a zárást könyveljük. Majd a következő évi számlatükör kialakítása után a nyitási forgalmat az új számlatükörnek megfelelően módosíthatjuk, és a nyitót ezután már az új számlatükörnek megfelelően könyvelhetjük.
Meg kell még említeni a „Hiányzó számla” alkalmazásának lehetőségét. Akár a zárási, akár nyitási forgalmat generál a program, előfordulhat, hogy az előző évben még szereplő főkönyvi számla a következő évben képzett könyvelés számára nincs benne. A korábbi verzióban ilyen átkönyvelési lépés nem adható meg, mivel a zárási egyenleg valahol nyitónak meg kell, hogy jelenjen. A zárási/nyitási program a hiányzó számlaszámokra automatikusan behelyettesíti a paraméterben megadott un. „Hiányzó számla számot”. A könyvelő program az ilyen tételsorokat tartalmazó forgalmat nem engedi lekönyvelni, azaz a hiányzó számlaszámot tartalmazó tételek nem könyvelhetők, csak iktatásra kerülnek. A kezelő köteles a záráskor képzett nyitó forgalom lekönyvelése előtt ezeknek a nyitóban szereplő hiányzó számla számoknak a kontírozását kijavítani, az új számlatükör szerint érvényes számlaszámokat a megfelelő sorokba megadni.
A zárási/nyitási feladat (FA54) első lépése, hogy a 3.1.1. leírásban részletezett forgalmi területet kell megadni a zárási lépéshez. A zárási/nyitási tételeket a program forgalmi területre képezi. A megadott forgalmi területen nem lehet korábban bevitt tétel. (Ha a zárás ezt lekönyvelné, zavart okozna.) A zárási/nyitási futás feladatnál az alábbi képernyőn kell kijelölni a feladatot:
Törlés/Zárás:
1. Csak törlése az előző záró/nyitónak
3. Csak zárás/nyitás futás (Első esetben csak ez lehet)
A törlés megadása azt jelenti, hogy egy korábbi futásban már letárolt, könyvelt (FFE/FFT) zárási/nyitási képzett tételeket töröli ki ez a futás, valamint a - ha újra kell a zárás futás - számlák egyenlegét a teljes év tételeiből képzi. Vigyázat!!! Az előző záró-nyitó adatok törlése csak a letárolt (FFE/FFT) adatállományból történik. A futás során képződött - és fel nem használt - forgalmi területen lévő tételeket (pl. következő éves nyitó adatokat) a törlés nem érinti, azaz a forgalmi területeken a képződött és fel nem használt forgalmi tételek megmaradnak. (Ezt a kezelő azonnal észreveszi, ha ismételten ugyanarra a forgalmi területre indítja a zárás-nyitást. Ekkor biztos, hogy le fogja törölni.) A kezelőnek feladata, hogy "csellengő", képződött tételek ne legyenek a feldolgozásban, ezért a zárás-nyitás során képződött és fel nem használt forgalmi területeket "Tartalom törlési" funkcióval ki kell törölni.
Zárási időszak: az itt
megadott időszakra képződnek, illetve kerülnek könyvelésre a zárási tételek. Az
időszaknak engedélyezettnek kell lennie, és nem lehet nagyobb, mint a könyvelési
évet követő 5. hónap. (A nyitó tételek minden esetben a tárgy évet követő év
00-ás időszakra képződnek.) Ha pl. a 2007-es évet szeretné lezárni, akkor zárási
időszaknak 200801-et kell megadni.
Nyitó forg.területen maradjon: Igen/Nem. Az igen megadása esetén a nyitónak
képzett tételek ’N’-nem kész minősítést kapnak és emiatt automatikusan nem
lesznek lekönyvelve a zárási/nyitási futásban, azaz a forgalmi területen maradnak. A
zárás/nyitás (5.4.) feladat lefutása után külön lépésben (5.1.2.) kell a nyitó
tételeket könyvelni. Értelemszerűen a könyvelés előtt a következő év
számlatükréhez kell igazítani a nyitó forgalom tételeinek kontírozását.
Paraméter sorsz. –TÓL –IG: alapesetben a 9. paraméter csoport mindegyik
paraméterét végrehatja. Itt szakaszolható, hogy egy-egy futás csak mely paraméterek
szerint képezzen és könyveljen zárási/nyitási tételeket.
Deviza átvezetés részletezett: Igen/Nem.
Kontrolling kód átvezetés részletezett 1: Az ebben a mezőben
megadott sorszámú és értékű kód alapján gyűjti a program a lezárandó
tételeket.
Kontrolling kód értéke 1: Az ebben a mezőben megadott értékű kód
alapján gyűjti a program a lezárandó tételeket.
Kontrolling kód átvezetés részletezett 2: Az ebben a mezőben
megadott sorszámú kód kerül kitöltésre zárás/nyitás során.
Kontrolling kód értéke 2: Az ebben a mezőben megadott értékű kód
kerül a zárási/nyitási tételekbe.
A zárás/nyitás futás után a Kezelői üzenetek ablakban (Lásd 3.4.) statisztikát
készít a program:
Példa tételek képzésére:
2004. év zárásához a 9. paraméter csoport első sorában 8-99998-ig főkönyvi tartományban kér zárást a 493 főkönyvi számlára. Ekkor sorra veszi az adott tartományban lévő főkönyvi számlákat, és ha pl. a 811 főkönyvi számlán éves viszonylatban Követel egyenleg van 12.000,- Ft, akkor egy darab záró tételt generál a program a 2004 évhez, amelyben a 811 Tartozik 12.000,- Ft-al, és a 493 Követel 12.000,- Ft-al. Ezt a tételt a zárási futás le is könyveli.
2004. év zárásához a 9. paraméter csoport második sorában 1-4899-ig főkönyvi tartományban kér zárást a 492 és a 491 főkönyvi számlára. Ekkor sorra veszi az adott tartományban lévő főkönyvi számlákat, és ha pl. a 111 főkönyvi számlán éves viszonylatban Tartozik egyenleg van 32.000,- Ft, akkor egy darab záró tételt és egy darab nyitó tételt generál a program. A záró tételben a 2004 évhez a 111 Követel 32.000,- Ft-al, és a 491 Tartozik 32.000,- Ft-al. Ezt a záró tételt a zárási futás le is könyveli. Továbbá generál egy darab nyitó tételt is a program, a 2005 év - tehát a következő év - könyveléséhez 200500 időszakhoz. Ebben a tételben a 111 főkönyvi számlán (amelynek szerepelnie kell a 2005 év főkönyvi számlatükörben) lesz Tartozik 32.000,- Ft, és a 491 főkönyvi számlán Követel 32.000,- Ft szerepel. Ezt a nyitó tételt nem könyveli le a program, ha a Nyitó forg.területen maradjon kérdésre Igent adott meg. Ha a kérdésre Nem volt a válasz, akkor a zárási futás lekönyveli ezt a tételt is.