5.9.4.Elektronikus számlából forgalom képzése

Ez a menüpont lehetővé teszi, külső számlázási rendszerből, történő adatok fogadását. Leírásban a NAV előirásanak megfelelően,egységesen elkészített adóhatósági adatszolgáltatási xml kiterjesztésű fájl átvétele kerül részletes bemutatásra, amennyiben nem ebből a fajl-ból veszünk át akkor is így kell eljárni, csak másik gombot kell használni a beolvasáshoz.

Az átvétel előtt a következő beállításokat el kell végezni:

Az FA111 menüpontban be kell állítani a saját partnert ez az a cég akinek az állományába dolgozunk, nagyon fontos, hogy a névnek és adószámnak pontosan kell szerepelnie. A program a beolvasáskor ellenőrzi, hogy a beolvasni kívánt állományban az eladó adószáma és neve egyezik-e azzal az a saját partnerrel, ahová a betöltés történik. Fel kell venni, további két új partnert. Az első Ismeretlen partner a cégek miatt, a másodikat pedig a magánszemélyek miatt kell létrehozni, mindkettőnél az adóalany beállítása nem. Részletes le leírás a partner felviteléről a hivatkozott menüpontnál található.

F9 menüpont Főkönyv kiválasztása után az 1288 paraméter E-szla feladáshoz partner és áfa kódokat, az ott leírtak sorendjében fel kell tölteni, amennyiben nincs ilyen egy 0 kell beírni, amennyiben több van pl. a mentes kódból, a leggyakrabban áfa kódot kell beírni.

FD1 menüpontban meg kell adni a számviteli politikában meghatározott deviza típust, valamint az annak megfelelő napi árfolyamokat is fel kell tölteni, amennyiben devizás számlák is fogadásra kerülnek. Erre azért van szükség mert adóhatósági adatszolgáltatási fájl nem tartalmaz deviza árfolyamra vonatkozó adatokat.

A fenti beállítások elvégzése után, indítható az FA594 menüpont. XML kiválasztása után, választani kell egy üres forgalmi területet. Majd meg kell adni a beolvandó file típusát, ebben az esetben XML.

Ezután a számla neve mezőben, fájl kiválasztásával, be kell emelni a beolvasni kívánt fájl-t. Adóhatósági adatszolgáltatásból a forintban elkészített számlák filléreket is tartalmaznak, ezért a felhasználónak el kell döntenie, hogy a számlákat úgy veszi-e át, ahogy a fajl-ban van vagy kerekítve fogadja azokat. Program a kerekítés szabályainak megfelelően kerekíti a tételeket soronként, mivel nem tudjuk, hogy a számlán valójában, hogyan történt meg a kerekítés, így 1-2 forintos eltérések adódhatnak. Ezek a számlák forgalmi területen a megszokott módon N jelölléssel látszanak, módosítással a számlának megfeleően ki kell javítani a tételeket.Meg kell adni a leggyakrabban használt forintos és devizás számlák ellenszámláját. Ezután indíthatjuk az adatszolg beolvasását, a képernyőn ekkor megjelenik a beolvasás, ha esetleg nem talál árfolyamot a program azt jelzi, de ok gomb lenyomása után folytathatjuk a beolvasást. Amikor a program kiírja, hogy a beolvasás befejeződött akkor nyomjuk meg a kilépés gombot.

A program ellenőrzi, hogy a beolvasni kívánt tételek, szerepelnek-e már valamelyik forgalmi területen, amennyiben igen, akkor kiírásra kerül, hogy az adott tétel már szerepel valamelyik forgalmi terülten, a beolvasás nem történik meg. Így el kerülhető a tételek dupla átvétele, ha mindenképpen szükséges újra beolvasni a tételeket, a másik forgalmi területről előbb ki kell törölni, az előző átvétel tételeit. A program beolvasás közben ellenőrzi, hogy az eladó neve és adószáma megegyezik-e a saját partnernél megadott adatokkal, hogy csak a megfelelő cégbe lehessen beolvasni az adatokat. A vevőket is azonosítja, amennyiben talál a könyvelési állományban a partnerek között, a fájlban lévő adószámnak és névnek megfelelő adatokat úgy arra a partner kódra teszi a tételt, amennyiben nem úgy, ha a fajl-ban van adószám akkor az első ismeretlen partnerre teszi, ha nincs akkor a másodikra. Felhasználónak kell eldöneni, hogy a beolvasás előtt visszi-e fel az új partnereket, vagy majd forgalmi területen módosítja az ismeretlen partnert és javítja át. Beolvasás után, kilépés gombbal ki kell lépni, majd beléphetünk a forgalmi területre, s ott megtekinthető az átvett számlák listája. Ellenőrzésük, javításuk a rögzítésnél megszokott módon történik.

Számlák átvétele soronként történik, így egy számlán belül előfordul, hogy több soron keresztül azonos kontírtételeket találunk, felhasználói döntés, hogy a számlákat a főkönyvben milyen részletességgel szeretné látni. Az egy számlán belül az azonos követel vagy tartozik főkönyviszámú, azonos kontrolling kódú tételeket össze lehet vonatni a programmal.

A példa alapján egy számla került átvételre, melynek eredetileg 5 sora volt.

Befejez gomb lenyomása után ezt láthatjuk a képernyőn.

További műveletek lenyomása után, ki választható a kontírsorok összevonása menüpont, természetesen forgalmi területen lévő összes sorra vonatkozik az összevonás.