A menüpont a feldolgozási rendszer ÁFA analitikájára épülve az egyes bevallási időszakok bevallási adatainak dokumentálására szolgál.
Rögzíti a tárgyidőszakokban a fizetendő, a levonható, az előző időszakról áthozott adó figyelembevételével a tárgyidőszakban elszámolandó, a befizetendő, a pénzügyileg rendezetlen beszerzésekre jutó, a visszaigényelhető és a következő időszakra átvihető általános forgalmi adó összegét.
Az időszakok egymásra épülése biztosítja az ÁFA bevallás adatainak folyamatos dokumentáltságát.
A menüpontba történő belépéskor ennek rátekintő képernyőjét láthatjuk.
A folyamatos dokumentáltság egyik előfeltétele, hogy induláskor a pénzügyileg rendezetlen szállítói számlák két csoportra bontva kerüljenek rögzítésre a rendszerben. Az egyik csoportba azok a számlák kerülnek, amelyek a legutóbbi ÁFA befizetési pozíciót megelőzően keletkeztek (mivel ezek ÁFA tartalma levonható volt), a másik csoportba pedig azok kerülnek, amelyek ez után keletkeztek (mivel ezek ÁFA tartalma még nem igényelhető vissza).
Az első csoportba tartozó szállítói számlák rendszerben történő rögzítését, ill. konvertálását - technikai jelleggel - az első rendszerből történő bevallás időszakához képest két időszakkal korábbi feldolgozási időszakra kell elvégezni.
Amennyiben pl. 2010. évi feldolgozással indulunk és az első bevallási időszak 2010.01. hó lesz, ezen számlákat 2009. 11 hóra kell felvinni, ill. konvertálni, a második csoportba tartozókat pedig 2009.12. hóra.
A második előfeltétel, hogy ezen menüpontban rögzített rekordok közül az első egy nyitó rekord legyen. Fentiekben leírt folyamat alapján ez 2009.11.hó. Ennek a rekordnak az a szerepe, hogy megmondja, hogy a pénzügyileg rendezetlen tételek ÁFA kigyűjtésekor, meddig kell visszamenni az időben a számlák pénzügyi rendezettségének vizsgálatához. Ebben a rekordban valamennyi mező értéke nulla!
Amennyiben a három előfeltétel teljesült, biztosított, hogy az ÁFA analitika alapján ÁFA bevallások adatai (alap és önrevíziós) az egymásra épülés elvének figyelembe vételével, folyamatosan dokumentálva legyenek.
1. Alapbevallás
A lekérést az ÁFA bevallás kitöltésének/benyújtásának időpontjában kell elindítani. Erre alapozottan tölthetők ki az ÁFA bevallás egyes sorai.
Egy későbbi időpontban történő lekérés a benyújtás időpontjában fennálló helyzettől eltérő lekérést eredményezhet (pl. a pénzügyi rendezés esetében).
Új bevitel esetén a program az 1220 főkönyvi paraméterben beállított (H esetén hó, N esetén negyedév, E esetén év) érték figyelembe vételével felajánlja az aktuális bevallási időszakot.
Azon mezők adatait, hogy az adott időszakban a felhasználó visszaigénylésre jogosult I/N, visszaigénylést kér I/N, tárgyidőszaki ÁFA kigyűjtés kell I/N, kiegyenlítetlen számlák kigyűjtése kell I/N, a felhasználó állítja be annak megfelelően, hogy a törvényi előírások figyelembe vételével milyen pozícióban van.
Az előző időszak felajánlása automatikus, de átállítható, amennyiben a felhasználó ezt indokoltnak tartja.
A fentiekben jelzett beállítások figyelembe vételével a program kigyűjti/vagy a felhasználó beírja a:
· Tárgyidőszaki fizetendő ÁFA
· Tárgyidőszaki levonató ÁFA összegét
Kiszámolja a:
· Tárgyidőszakban elszámolandó adót az Előző időszaki követelés figyelembevételével
· Befizetendő adót
Kigyűjti a:
· Kiegyenlítetlen számlák ÁFA összegét
Amennyiben indokolt:
· Egyéb korrekció vihető be
Előzőek alapján kiszámolja a:
· Pénzügyileg nem rendezett beszerzésekre jutó adót
· Visszaigényelhető adót
· Következő időszakra átvihető követelés összegét
Az éppen aktuálisan bevitt ÁFA elszámolási időszak adatai módosíthatók, törölhetők és újra bevihetők. A korábbi időszak adataira vonatkozóan ezen műveletek azonban már nem végezhetők el.
Megjegyzés:
1. A pénzügyileg rendezetlen szállítói számlák ÁFA tartalmának kigyűjtésekor a program azon számlák ÁFA tartalmát gyűjti ki, amelyek 100-s naplón kerültek rögzítésre és az adott rendezettségi azonosítóhoz tartozó tételek egyenlege a lekérés időpontjában követel jelleget mutat. A felhasználó feladata és kötelezettsége a folyószámlák karbantartása. Ennek elhanyagolása esetén a pénzügyileg rendezetlen számlák ÁFA kigyűjtése valótlan adatokat eredményezhet.
2. Amennyiben a lekérés elindításakor visszaigénylési jogosultságunk még bizonytalan, célszerű a Visszaigénylésre jogosult mezőt „I”-re állítani, majd a legyűjtés eredményétől függően – amennyiben a jogosultsági küszöböt nem értük el – a rekordot törölni és a lekérést a Visszaigénylésre jogosult mező „N”-re állításával megismételni.
2. Önrevízió
Önrevíziós kötelezettség esetén a nyilvántartás teljességének és egymásra épültségének betartása miatt indokolt annak rögzítése is. Erre annak a felhasználónak van lehetősége, akinél a 1226 főkönyvi paraméter (ÁFA önrevízió engedélyezett) „I” áll.
Új bevitel esetén meg kell adni az Önrevízió sorszámát, illetve azt az időszakot, amelyre az önrevíziót végre kívánjuk hajtani.
Az alapbevallásnál leírt beállítások figyelembe vételével a program elvégzi az adott időszakra vonatkozó kigyűjtést, illetve számolást az ÁFA analitikában szereplő aktuális állapot szerint.
Megjegyzés:
1. A kiegyenlítetlen számlák ÁFA tartalmának kigyűjtésekor a program a bevallási időszakot követő hó 20-ig vizsgálja a pénzügyi rendezettséget. Emiatt az alapbevalláshoz képest (mely a lekérés időpontjában fennálló állapotot veszi figyelembe) megváltozhat a pénzügyileg rendezetlen ÁFA összege.
2. A törvényi előírások alapján amennyiben az önrevízió következtében megváltozik a következő időszakra átvihető követelés összege a következő időszakot, illetve időszakokat is önrevíziózni szükséges. Ennek betartása a felhasználó feladata és felelőssége.