6.4.3. Fizetési felszólító és fizetési emlékeztető levél

A pénzügyi munkának fontos része, hogy a nem fizető ügyfeleknek fizetésre felszólító levelet küldjünk. Ezen kívül itt készíthetjük el a fizetési emlékeztető levelet is, amely lekérhető szokásos listaként vagy azonnal elküldhető email-ben a partner részére.

A fizetési felszólító levél kérhető forint illetve deviza számlákról magyar, német és angol nyelven. A fizetési emlékeztető csak magyar nyelven és forint kiírással készíthető.

FONTOS! A számlatükörben (főkönyvi törzsben FA101 menüpontban) a főkönyvi szám egyenleg jellegének (Tartozik / Követel) pontos beállítása feltétlenül szükséges, mert erre épül a pénzügyi levelek korrekt elkészítése!

A fizetési felszólító levél készítése:
A lista indítása előtt két csoportra osztható a kiíráshoz szükséges elvégzendő feladat. Ehhez meg kell adni a levél tartalmát és formáját meghatározó beállításokat.

Kiemelt szerepe van a partner törzsben lévő minősítő jel adatnak, amelyben a partnert minősítő jellemző kódot szerepeltethetünk. (Pl. csődeljárás alatt, felszámolás alatt, rossz vevő, felszólító levél már ment, egyszer kétszer, stb.) A minősítő jelre történő szűréshez Igenre kell állítani a „Minősítő jel szerinti válogatás” jelzőt. A „Min.j” gomb megnyomásával bejelölhetjük a kívánt minősítő jeleket a szűréshez.

Ennek első lépése a szövegek megadása. A szövegek általános jelleggel - tehát nemcsak vállalati szinten - vannak megadva egy feldolgozásban, MA52 menülépéssel. Itt általánosan használható szövegválasztékot lehet megadni. A levél készítésének további formai beállításai a bankszám, cím-címkategória, stb. beállítása. Amint látható igen nagy módosítási lehetőségek állnak rendelkezésre a kiírásra kerülő levél meghatározásához.

Következő lépés a konkrét levél kiíratás körének meghatározása. Értelemszerűen vezérelhető vevő-szállító, partner kód intervallum, stb. Kiemelt szerepe van a partner törzsben lévő "csődjel" adatnak, amelyben a partnert minősítő jellemző kódot szerepeltethetünk. (A csődjel megtévesztő elnevezés, mivel ez a partner minősítésének egy lehetséges esete, de "csődjel" adat számos egyéb minősítést is tartalmazhat. Pl. felszámolás alatt, rossz vevő, felszólító levél már ment, egyszer kétszer, stb.)

A szűrőképernyő kitöltése és OK leütése után elindul a konkrét kiíratás, amely értelemszerűen módosított lekérdezési szempontokkal tetszőlegesen ismételhető.

Levél beállítások:
Hivatkozási szám: Sorszám: partnerenként emelkedő sorszám. A levélre kiírt hivatkozási szám: sorszám/partnerkód.
Megadott: A levélre kiírt hivatkozási szám: megadott/partnerkód.
Kérhető, hogy a partnerek adószáma, illetve bankszámla száma kiírásra kerüljön-e.
Bal vagy Jobb ablakos boríték: B/J, csak a magyar nyelvű forintos leveleknél választható, egyéb esetben bal ablakos borítékhoz készül a levél.
A levél postázásához LA4 110 mm x 220 mm, ablakméret 35 mm x 90 mm, bal illetve jobb ablakos boríték alkalmas.

A levél készítésekor munkaállomány készül etikett cimke nyomtatáshoz azoknak a partnereknek, akiknek levél is készül, az előre meghatározott címkategória címe szerint ügyfelenként. Amennyiben egy ügyfélnek nincs a megadott címkategóriában címe, akkor a program a működési paraméterben megadott levelezési címből készíti a cimkét. Ha ez sincs, akkor a működési paraméterben megadott számlázási címből készíti. Ha ez sincs, akkor az elsőből amit az ügyfélhez talál. Ha egyáltalán nem talál az ügyfélhez címet, akkor nem készül a partnernek etikett, és erről a program hibaüzenetben értesíti a kezelőt.

Az elkészült cimkeállományt a MA9 menüben lehet kinyomtatni "Elkészült cimkeállomány nyomtatás" választásával. Új levél készítésekor az előzőhöz készített cimkeállomány törlődik.

A fizetési emlékeztető levél készítése:

Azoknak a partnereknek a folyószámla tételeiből készül el a lista, akik szűrőképernyőn lehatárolásra kerülnek, valamint a fizetési határidő IG dátumához képest kitöltésre kerül, hogy hány nap múlva lejáró kötelezettségekre kívánjuk felhívni a partnerek figyelmét.
Elkészíthető a levél a szokásos lista formátumban vagy azonnal elküldhető email-ben a partner részére. Ezt kell megjelölni a levél készítésének módjánál.

Azonnali email küldés feltétele: Partner törzsben (FA111 menüpontban) az 1. sorszámú Kapcsolattartó email címét ki kell tölteni. Fontos, hogy ebben az adatmezőben csak egy konkrét és érvényes email-cím megadása szükséges, más szöveg itt nem lehet!

A szöveg törzsben célszerű egy új sorszámmal összeállítani olyan szöveget, amelyet az emlékeztető levélen szeretnénk feltüntetni. A szűrőképernyőn a szövegkészlet mezőben meg kell adni ezt az új sorszámú Emlékeztető szöveget.