6.4.5. Egyenlegközlő levél

FONTOS! A számlatükörben (főkönyvi törzsben FA101 menüpontban) a főkönyvi szám egyenleg jellegének (Tartozik / Követel) pontos beállítása feltétlenül szükséges, mert erre épül a pénzügyi levelek korrekt elkészítése!

A pénzügyi munkának fontos része, hogy az ügyfelek részére egyenlegközlő levelet küldjünk. A lista indítása előtt két csoportra osztható a kiíráshoz szükséges elvégzendő feladat. Ehhez meg kell adni a levél tartalmát és formáját meghatározó beállításokat.

Ennek első lépése a szövegek megadása. A szövegek általános jelleggel - tehát nemcsak vállalati szinten - vannak megadva egy feldolgozásban, MA52 menülépéssel. Itt általánosan használható szövegválasztékot lehet megadni. A levél készítésének további formai beállításai a bankszám, cím-címkategória, stb. beállítása. Amint látható igen nagy módosítási lehetőségek állnak rendelkezésre a kiírásra kerülő levél meghatározásához.

Meg kell határozni a konkrét levél kiíratás körét. Értelemszerűen vezérelhető vevő-szállító, partner kód intervallum vagy megnevezés alapján egy adott partner és feldolgozási időszak –ig lehatárolás alapján. A levél elkészíthető a szokásos lista formátumban vagy email-ben azonnal elküldhető a partner részére. A levél készítési mód megadásánál ezt kell eldönteni.
Az email-küldés feltétele: Partner törzsben (FA111 menüpontban) az 1. sorszámú Kapcsolattartó email címét ki kell tölteni. Fontos, hogy ebben az adatmezőben csak egy konkrét és érvényes email-cím megadása szükséges, más szöveg itt nem lehet!

Kiemelt szerepe van a partner törzsben lévő minősítő jel adatnak, amelyben a partnert minősítő jellemző kódot szerepeltethetünk. (Pl. csődeljárás alatt, felszámolás alatt, rossz vevő, felszólító levél már ment, egyszer kétszer, stb.) A minősítő jelre történő szűréshez Igenre kell állítani a „Minősítő jel szerinti válogatás” jelzőt. A „Min.j” gomb megnyomásával bejelölhetjük a kívánt minősítő jeleket a szűréshez.

Kiemelt szerepe van a partner törzsben lévő "csődjel" adatnak, amelyben a partnert minősítő jellemző kódot szerepeltethetünk. (A csődjel megtévesztő elnevezés, mivel ez a partner minősítésének egy lehetséges esete, de "csődjel" adat számos egyéb minősítést is tartalmazhat. Pl. felszámolás alatt, rossz vevő, felszólító levél már ment, egyszer kétszer, stb.)

A levél a szokásos riport kiíratási formában kérhető
- magyar nyelven forintban bal ablakos borítékhoz
- magyar nyelven forintban jobb ablakos borítékhoz
- magyar nyelven devizában bal ablakos borítékhoz
- angol nyelven devizában bal ablakos borítékhoz
- német nyelven devizában bal ablakos borítékhoz.

Az email formában azonnal elküldésre szánt levél:
- csak magyar nyelven és forintban készül el!

Kiírathatók csak a kifizetett számlák, vagy az összes számla a megadott összeghatártól. Az összes számla kiírásakor, ha az összeghatár 0, mind a kifizetett, mind a ki nem fizetett számlák kiírásra kerülnek, míg ha az összeghatár nullától eltérő, a kifizetett számlák természetesen nem jelennek meg a levélben.

Magyar nyelvű, forintos, jobb- illetve bal ablakos borítékhoz kért levélre számlánként kiíratható az "Azonosító ügyfélnél" adat, amennyiben ilyen szerepel a számlán, vagy annak kiegyenlítésén.

A szűrőképernyő kitöltése és OK leütése után elindul a konkrét kiíratás, amely értelemszerűen módosított lekérdezési szempontokkal tetszőlegesen ismételhető.

Tétel szűrés:

Partner kód: -TÓL; -IG: A partner(ek) kódszáma adható meg VAGY
Partner megnevezése: Egy adott partner válaszható ki a megnevezése szerint (több nem!).
Feld.időszak -IG: a levélben az eddig a hónapig kibocsátott számlák szerepelnek.
Lista készítési mód: szokásos riport forma / riport küldés email-ben
Egyenlegközlés dátuma: a levél eddig a napig veszi figyelembe a számlák kiegyenlítő tételeit.
Nulla egyenlegű szla. /partner kell?
-  0 - csak azoknak a partnereknek készül levél, amely partnerek összes számlájának 0 az egyenlege.
-  M - minden. Azokat a partnereket írja ki, amelyeknek az összes számlájának az egyenlege egyenlő vagy nagyobb a következő mezőben megadott összegnél.
Kiírás készül ..... Ft / deviza-tól partnerenként:  kitöltése csak akkor lehet, ha Minden kiírását kérte. Ebben az esetben a 0 összeg azt jelenti, hogy minden partnernek a 0 egyenlegű számlát is tartalmazza az egyenlegközlő levél. (A kifizetett – 0 egyenlegű – számlák.) A számlák összes egyenlege abszolút értékben értendő.
Számla kibocsátás év –tól: Ha kifizetett számlák kiírását (is) kérjük, megadható a számla kibocsátás éve. Ezzel azt szabályozhatjuk, hogy a kifizetett (nulla egyenlegű) számlák melyik évtől íródjanak ki.
Fizetési határidő figyelés: Nulla egyenlegű partnerek kérése esetén a magyar nyelvű forintos listánál megadható, hogy csak a késedelmesen fizetett számákról, vagy minden kifizetett számláról készüljön-e a levél.

Beállítások:
Hivatkozási szám: Sorszám: partnerenként emelkedő sorszám. A levélre kiírt hivatkozási szám: sorszám/partnerkód.
Megadott: A levélre kiírt hivatkozási szám: megadott/partnerkód.
"-ig pénzügyileg..." dátum: A levélben az "-ig pénzügyileg..." szöveg előtt megjelenő dátum.
Kérhető, hogy a partnerek adószáma, illetve bankszámla száma kiírásra kerüljön-e.
Számlák kiírása kell: Csak 0 egyenlegű partnerek kérésekor a magyar nyelvű forintos listánál lehetséges a tételsorok (számlák) letiltása.

Bal vagy Jobb ablakos boríték: B/J, csak a magyar nyelvű forintos leveleknél választható, egyéb esetben bal ablakos borítékhoz készül a levél.
A levél postázásához LA4 110 mm x 220 mm, ablakméret 35 mm x 90 mm, bal, illetve jobb ablakos boríték alkalmas.

A levél készítésekor munkaállomány készül etikett cimke nyomtatáshoz azoknak a partnereknek, akiknek levél is készül, az előre meghatározott címkategória címe szerint ügyfelenként. Amennyiben egy ügyfélnek nincs a megadott címkategóriában címe, akkor a program a működési paraméterben megadott levelezési címből készíti a cimkét. Ha ez sincs, akkor a működési paraméterben megadott számlázási címből készíti. Ha ez sincs, akkor az elsőből amit az ügyfélhez talál. Ha egyáltalán nem talál az ügyfélhez címet, akkor nem készül a partnernek etikett, és erről a program hibaüzenetben értesíti a kezelőt.

Az elkészült cimkeállományt a MA9 menüben lehet kinyomtatni "Elkészült cimkeállomány nyomtatás" választásával. Új levél készítésekor az előzőhöz készített cimkeállomány törlődik.