AS31. Forgalmi adatok bevitele

Számla forgalmi adatok bevitele a többi alrendszertől eltérően nem forgalmi területre történik. Menübe történő belépéskor a rátekintő képernyőn az aktívra állított telephely-tároló hely, melynek raktár minősítése "R" vagy "T", a számla sorszám megnyitott és az elkészült és nem elkészült számla adatai jelennek meg. 

 

Számla szám: elkészült számla esetén végleges szigorú sorszámadású számlaszám, nem elkészült számla esetén N és a gép által adott sorszám.

Fajt: mutatja, hogy a számla normál (N), stornó (S), vagy helyesbítő számla (H)

(üres) oszlop: üres esetén a számla a általános számlázási szabályok szerint készült, (I) esetén időszakos vagy határozott elszámolási idejű, (G) esetén gyűjtő számla

Típ: mutatja, hogy a bizonylat számla (SZ) vagy előleg számla (SH)

Kód: eseménykód

Jell: mutatja, hogy a számla belföldi (B), közösségi (K) vagy export (E)

Kelte: számla kelte

ÁFA telj.dat: a termékértékesítés ÁFA törvény szerinti teljesítési időpontja

P.kód: ügyfél kódja, akinek a számla készült

Partner név: ügyfél neve, akinek a számla készült.

Számla érték: a számla bruttó összege

Fizetendő érték: a számla fizetendő összege (előleg beemelés, építőipari visszatartás, számla értékéből adott engedmény esetén eltér a számla bruttó összegétől)

Dev: a számla devizanemének rövid neve

ny (Nyomtatva): Igen/Nem, Nem elkészült számla esetén mindig „N”, elkészült számla esetén első nyomtatáskor „I”-re állítódik.

ff (Főkönyvi feladás): Igen/Nem, jelzi a számla főkönyv felé történő feladását

kk (Készlet kezelés): Igen/Nem, jelzi hogy szükséges-e a számlában szereplő cikkek átadása  a készletrendszerbe

kf (Készlet feladás): Igen/Nem, jelzi, hogy a számla a készletrendszerbe átadásra került

ET: A csoportos elkészültre állítás tiltása. A bizonylat még nem teljes.

TN: A bejelöléssel lehetőség van egyszerre több számla nyomtatásba küldésére. Csak a működési  paraméterben az engedélyezése esetén használható.

 

A képernyőn szereplő gombokkal az alábbi műveletek hajthatók végre:

Csop. Készreállítás:   Lehetőség van arra, hogy a számlákat csoportosan elkészültre lehessen állítani. A még nem teljes számlák esetében a tiltásba a pipákat be kell tenni, mert akkor azokat kihagyja.

Paraméter: itt állíthatók be a számlázáshoz a kezelői szintű paraméterek (szöveg emlékező funkció, számla nyomtatási példányszám, stb)

Rendezés: a rátekintő képernyő oszlopaira állva a mezők tartalma sorba rendezhető (összegre, ABC-re).  <  > jelre a kurzor az oszlop elejére és végére ugrik

Megtekintés: a kijelölt számla nyomtatási képét mutatja meg.

Nyomtatás: a kijelölt számlára nyomtatási parancs adható. A számla a kezelői paraméterben beállított példányszámban nyomtatódik, első alkalommal eredeti, majd ismételt nyomtatáskor másolati példányok nyomtathatók.

Stornó: elkészült számla automatikus stornózását biztosítja. A gomb nem aktív, amennyiben a kurzor nem elkészült vagy már stornózott, helyesbített számlán áll.

Helyesbítő: elkészült számla automatikus helyesbítését biztosítja. A gomb nem aktív, amennyiben a  kurzor nem elkészült vagy már stornózott, helyesbített számlán áll.

Rontó: Ez a gomb funkcióját tekintve megegyezik a sztornó gombnál leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy csak akkor működik, ha a sztornó számla készítésének napja megegyezik a sztornózandó számla keltével és az eredeti számla még nem került főkönyvbe feladásra. Akkor célszerű ezt a gombot használni, ha a felhasználó a számla elkészülte után rögtön észreveszi, hogy az hibás és sem a hibás, sem pedig a sztornó számlát nem küldi ki ügyfelének. Ezzel a gombbal sztornózott számlák (eredeti és sztornója) nem kerülnek a főkönyvbe feladásra.

Forgalom generálás: Munkaszámlákból (Pro-forma, átalány, típus számlák) számla generálható

Kontír megtekintés: Az eseménykódhoz rendelt kontírozás alapján megtekinthető a számla főkönyvi kontírozása

Részletek: A számla rögzített adatai tekinthetők meg (fej, szöveg adatok, export kiegészítő adatok, fejmódosítók, tételek és tételmódosítók)

Módosítás: csak a nem elkészült számla módosítható (a módosítás nem minden mezőtartalomra terjed ki pl. nem módosítható a számla jellege: belföld, közösségi, export) A nem módosítható mezőtartalmak esetén a nem elkészült számlát törölni kell és a számlaforgalmat újra kell rögzíteni..

Új bevitel: új számla forgalmi adat rögzíthető.

Törlés: csak nem elkészült számla törölhető.

Kilépés: számla forgalom bevitel menüből történő kilépés, visszatérés a főmenübe. 

A rátekintő képernyőn az elkészült és nem elkészült mező kijelölésével az összes számla megjelenik. Amennyiben valamelyik mező kijelölését megszüntetjük, szűkül a megjelenített számlák köre, vagy csak az elkészült vagy csak a nem elkészült számlák jelennek meg a képernyőn. 

A csak helyesbítő és sztornó párok mező aktívra állításával a számlaállományból csak a stornó és helyesbítő számlapárok jelennek meg.

 

Új bevitel

Új beviteli gomb megnyomása után választani kell, hogy az általános szabályok vagy a speciális (határozott elszámolási idejű ill. gyűjtő számlára vonatkozó) szabályok szerint készítjük a számlát.

1. Amennyiben a számla az általános szabályok szerint készül:

Egy beviteli képernyőn rögzíthetők és láthatók a számla fej általános és tétel adatai.  

a.) Számla fej Általános adatok rögzítése:

Ügyfél: kiválasztása az ügyfél törzsből történik.  (A kód vagy név mezőn állva F9 billentyű használatával listából, vagy a mezőn állva kettőt kattintva az partner törzsből történő választással)

M.nem: (eseménykód): kiválasztása az esemény törzsből történik Az eseménykód tartalmát és célját az AS114 Esemény és kontírozás törzs bevitele, módosítása menüponthoz tartozó dokumentáció tartalmazza.

Biz. típ.: az esemény kód kiválasztása hozza magával

Biz. fajta: Listából választható. A lista tartalmát az határozza meg, hogy a bizonylati albumban a számlázás bizonylatok típusaihoz milyen fajta bizonylatok lettek kapcsolva.

Megjegyzés: A bizonylat típus és a fajta megkülönböztetésének abban van szerepe, hogy a főkönyvi kontírozás a típushoz, a sorszámozás és bizonylat nyomtatás formátuma pedig a fajtához kapcsolódik.

Fiz. mód: vagy az ügyféltörzsben ügyfélhez rendelt, vagy a fizetési mód törzsből kiválasztott.

Szla kelte: a gépi dátum (átírható)

Telj dátum: gépi dátum (átírható)

Fiz. határidő: készpénzes fizetési mód esetén a gépi dátum, átutalás esetén a gépi dátum + 10 nap, ügyfélhez rendelt fizetési napok száma esetén a gépi dátum + az ügyféltörzsben szereplő napok száma szerinti dátum. (átírható)

Számla fajta: kiválasztása egy lenyitható listából történik. Lehet: normál, előző évi stornó, előző évi helyesbítő, jóváíró. ("Előző évi"  nem szó szerint értendő. Jelentése arra utal, hogy az eredeti bizonylat nem szerepel a tárgyévi számla állományban)

Eredeti bizonylat szám: csak stornó, helyesbítő és jóváíró bizonylatfajta esetén aktív mező. Annak a számlának a számát kell beírni, amelyikre a stornózás vagy a helyesbítés vonatkozik.

Deviza: az aktuális számlában alkalmazott devizanem devizatörzsből történő kiválasztása.

Árf: devizás számla esetén meg kell adni a megfelelő devizaszorzót a főkönyvi könyvelés forint értékeinek képzéséhez. HUF esetén a szorzó mindig 1.

Adósz.bek.: Igen/Nem beállítás biztosítja, hogy a számlán a vevő adószáma is megjelenjen. Közösségi számla esetén ezen az EU adószám értendő.

Számla jellege: kiválasztása egy lenyitható listából történik. Lehet: belföld, közösségi vagy export. (A listákban történő szűrésen kívül szabályozza a tételsorokban alkalmazandó ÁFA kód, ill. ÁFA % használatát)

Készletkezelés:(AS esetén nincs) I/N beállítása biztosítja, hogy a számlaforgalom készletrendszerbe történő átadása esetén az értékesítési forgalom a készletadatokat csökkentse.

Súly kiírás:(AS esetén nincs) I/N beállítása biztosítja, hogy a termékhez a logisztikai adatok között felvett nettó és bruttó súly alapján a kiszámlázott mennyiség bruttó és nettó súlya a számlára kiírásra kerüljön

b.) Számla fej Módosítók  

Ezen fül alatt történik a pénzügyi előlegek beemelése, a pénzügyi visszatartás érvényesítése és a számla egészéből történő engedmény adás.

 

Előleg számlák: A gomb csak akkor aktív, ha a bizonylat típusa számla és van az ügyfélnek nyitott előleg számlája. A gomb segítségével az alábbi rátekintő képernyőn lévő nyitott előleg gombon keresztül megtekinthetők és kiválasztással az adott számlához kapcsolhatók ügyfél nyitott előleg számlái. 

   

Biztosított a nyitott előleg számlák több részletben történő beemelése is, amennyiben a nettó összeget a felkínáltnál kisebb összegre állítjuk.

Építőipari visszatartás: Áfa- árbevétel módosító törzsben ilyen címen létrehozott kód kiválasztásával történik a %-os mértékű építőipari visszatartás képzése. 

Engedmény a számla értékéből: Áfa- árbevétel módosító törzsben ilyen címen létrehozott kód kiválasztásával történik a %-os mértékű vagy fix összegű engedmény képzése.

 

c.) Számla fej szöveg adatok  

Szöveg tömb: a számla szöveg tömbökből történő választással az egy tömbbe kapcsolt egyéb szöveg, aláírás szöveg, számla vége szöveg jeleníthető meg.

Egyéb szöveg: amennyiben nem szöveg tömbből történik a választás, az egyéb szöveg sablon törzsből önállóan is beemelhető definiált szövegállomány.

Aláírás szöveg: amennyiben nem szöveg tömbből történik a választás, az aláírás szöveg sablon törzsből is beemelhető definiált aláírás állomány.

Számla vége szöveg: amennyiben nem szöveg tömbből történik a választás, a számla vége szöveg sablon törzsből is beemelhető definiált számla vége szöveg állomány.

Mindhárom szöveg mező számla felvitelkor is tölthető az adott törzsállományok megváltoztatása nélkül. A szövegtörzsből történő kiválasztás esetén további információ fűzhető a beemelt szövegállományhoz.

Főkönyvi megjegyzés: olyan információ mely a számlán nem jelenik meg. Választható a főkönyv megjegyzés szövegtörzsből, vagy bevihető szabadon.
Az itt megadott megjegyzés a főkönyvbe feladódik a bizonylat fejhez kapcsolt megjegyzés mezőbe.

 

d.) Számla fej egyéb adatok  

e.) Számla fej 2 (idegen) nyelv adatok  

f.) Számla fej szállítási hely

Amennyiben a vevő nevére kiállított számlában szereplő tételek nem a vevő címére, hanem egy másik szállítási helyre kerülnek kiszállításra, a partner törzsben a vevőhöz szállítási hely címkategória alatt felvitt szállítási hely kiválasztásával ez az információ a számlán feltüntethető.

g.) Számla fej Intrastat adatok

Az Intrastat adatszolgáltatási kötelezettséggel rendelkező cégek ezen a fülön rendelhetik hozzá az ügyletkódot, szállítási feltételt, fuvarozási módot és a 92-es ügyletkód esetén az EU-n kívüli rendeltetési országot az adott számlához. Ezeket az adatokat a megfelelő törzsadatok között kell először szerepeltetni, így válnak itt kiválaszthatóvá.

h.) Számla tétel adatok rögzítése:  

A számla egy tételsora az alábbi adatok kitöltésével tehető teljessé, melynek véglegesítése a tételsor végén lévő "pipa" jel megnyomásával történik. Amennyiben az adott feldolgozásban a számla tételsorokhoz kontrolling kódok kerültek definiálásra, megnyílik a kontrolling törzslista kiválasztó képernyője a szükséges kódok illesztése érdekében. A kontrolling kódok célja, definiálása, törzsadatainak létrehozása és az ehhez tartozó dokumentáció a "C" Controlling alrendszer részét képezi.

Termék: kiválasztása a terméktörzsből történik. A termékkel együtt megjelenik annak nyilvántartási mértékegysége, mely csak szolgáltatás számlázás esetén módosítható és törölhető  ha a számlázott termék természetes mértékegységben nem fejezhető ki.

Amennyiben két mennyiségi egységben tartja nyilván készleteit a felhasználó, lehetőség van a nyilvántartási mértékegységben (ezt kínálja fel a program) vagy második mennyiségi egységben történő számlázásra is a mennyiségi egység mező mellett lévő lenyíló ablakból történő választással.

Mennyiség: a felhasználó tölti ki.

Egységár: A felhasználó tölti ki vagy az eladási ártörzsből felkínált ár, mely módosítható. Ha nem szerepel ár az eladási ár törzsben, figyelmeztető üzenetet küld és az árat kézzel kell megadni.

ÁFA %: a termék besorolási törzs szerinti ÁFA %

Nettó összeg: számolt érték. (mennyiség x egységár)

ÁFA összeg: számolt érték (nettó összeg x ÁFA %)

Bruttó összeg: számolt érték (nettó összeg + ÁFA összeg)

Min jel: helyesbítő számla forgalom bevitele esetén a tételsort minősíteni kell aszerint, hogy az eredeti „E” vagy az új – módosított – „M” tételsora a számlának.

Tétel szöveg: lehetőség van a tételsorhoz további szöveg állományt rögzíteni, amennyiben a terméktörzsben szereplő termék név nem elegendő az értékesített termék egyértelmű azonosításához. Az itt megadott tétel szöveg a számlán megjelenik.

Egyéb gomb: 

A tételsoronként is megadható rendelés-, szerződés-, diszpószám. A számlázott összeg és statisztikai érték mezőkben forintban megadott érték az Intrastat jelentésben a Számlázott összeg és Statisztikai érték rovatba fognak kerülni az Intrastat kigenerálása után. A számlázott összeg mezőt csak bizonyos ügyleteknél kell tölteni, amikor az ebben a rovatban feltüntetendő összeg nem egyezik meg a számla összegével.

Készletfigyelés gomb:

A gomb megnyomásával a kisablakban megjelenik az adott termékből könyvelt és szabad készlet mennyisége.

Tétel törlés gomb:

A gomb segítségével tételsor törölhető.

Környezetvédelmi termékdíj:

A termékhez kapcsolt környezetvédelmi díjtételek esetén a számlában a díj továbbháríthatóvá válik. A program automatikusan számol. A gomb segítségével a kiszámolt díj megtekinthető és amennyiben nem kívánjuk a számlában szerepeltetni, törölhető.

Egyedi azonosítók: 

Amennyiben egyedi árformájú cikk kiszámlázására kerül sor, a termékhez meg kell adni az egyedi azonosítókat. Az egyedi azonosítók a bevételezéskor megadott értékek, amelyek közül a kiválasztás gomb megnyomásával egy listáról választjuk ki a megfelelőt.

i.) Tételsorhoz kapcsolt árbevétel módosítás (kedvezmény):  

Amennyiben az ügyfélhez vagy a termékhez a törzsekben árbevétel módosító kód lett kapcsolva, fenti ablak automatikusan kinyílik és megmutatja az érvényesíthető engedmények és felárak mértékét és összegét. Több jogcímen felajánlott árbevétel módosítás esetén, amennyiben mindet nem kívánja érvényesíteni a felhasználó, a törlés gomb segítségével törölheti a nem kívánt sorokat, illetve az új árbevétel módosító gombbal választhat új, vagy másik tartalmú módosító kódot.

A tételsor végén lévő kedvezmény gombbal a tételsorhoz önállóan is kapcsolhatók módosító sorok (engedmény, felár ).

 

 2. Amennyiben a számla a határozott elszámolás szabályai szerint készül

A számla forgalom rögzítés menete megegyezik az 1. pontban leírtakkal. Itt csak az attól való eltérést ismertetjük:

Új bevitel esetén a számla típusa időszakos választásával a beviteli képernyő felső részén "Időszakos" elnevezésű fül jelenik meg. A számla fej beviteli adatok között a teljesítés dátuma helyett az elszámolási időszakot kell megadni. Az elszámolási időszak -ig dátuma automatikusan tölti a számviteli teljesítés, a fizetési határidő pedig az ÁFA teljesítés dátumát

Aktívvá válik a felső soron megjelenő a "Feld.időszak." fül. Számla forgalom rögzítésekor itt adható meg az a számviteli feldolgozási időszak, valamint ÁFA elszámolási időszak, amelyekhez az adott számlát a főkönyvbe történő feladáskor kapcsolni kell. Megadása nem kötelező. Ezen adatok a főkönyvi feladást megelőzően később is megadhatók az AS34 (készletrendszer használata esetén AK333) menüpontban.