BA210. Főkönyvi törzs bevitele, módosítása

Főkönyvi számla szám: max. 12 (vagy kiterjesztett üzemmódnál max. 24) pozíciós balra zárt szám. Balról jobbra csak számjegyeket tartalmazhat. Vállalatonként, könyvelési évenként kell megadni, illetve az éves nyitás automatikusan előállítja az előző évi főkönyvi számla torzsből.
Főkönyvi számla megnevezése: Max. 80 pozíciós tetszőleges szöveg. Egyszerűsített listákon – esetleg – csak a név első 40 pozíciója kerül kiírásra.
A számlatükör részletezését három bontásban, három „fülön” keresztül vihetjük be.

AZ ELSŐ FÜL A FŐKÖNYVI SZÁMLA ADATAIT ÍRJA LE:

Főkönyvi számla 2: max. 12 pozíciós (vagy a kiterjesztett üzemmódban max. 24, lásd Működési paraméterek: F_B_KITERJ paramétert) balra zárt szám. Csak akkor használható, azaz akkor kéri be a program, ha a Működési paraméterekben az ID_SZLA_TU paraméter IGEN, tehát a 2. számlatükör használata engedélyezett. Ha második – idegen – számlaszám szerinti könyvelést használunk, akkor az elsődleges számlaszám mellett itt egy második számlaszám is megadható. Mind az első, mind a második számlaszámnak egyedinek kell lennie és 1:1 kapcsolatot kell megvalósítani – azaz az egyik egyértelműen meghatározza a másikat.Ha olyan probléma lenne, pl. 211/271, 212/271 párokat kellene megadni, vagy fordítva, akkor az azonos T, G, A számlát tovább kell bontani 211/2711, 212/2712, stb.
Számla jellege:
Gyűjtő számla, amelyre nem történik könyvelés, csupán a neve jelenik meg a kontroll fokozatos kimutatásokon. (Pl. 1-es számla: Befektetett eszközök – kiírásra kerül a főkönyvi kivonatra.) Ezt a lehetőséget kiválasztva a vezérlés egyből az OK gombra ugrik, a Gyűjtő adat utáni mezőket már nem kéri be a program.
Tételes számla, amely főkönyvi számlára könyvelés történik
Analitikus számla. A program az “Analitikus számla” típusú számlákra nem enged közvetlen könyvelést, csak a 600-699 naplókon. A számlához minden esetben egy ügyfélkód kapcsolódik. A további bontás az ügyfélkóddal történik. Csak akkor lehetséges, ha van folyószámla könyvelés. Az analitika főkönyvi számlája és az ügyfél kód együtt a folyószámla számot határozza meg. Pl.
- Főkönyvi szám: 311
- Ügyfélkód: 12345 együtt = 311-12345 folyószámla számot határozzák meg.
Az “Analitikus számla” típusú főkönyvi számla nem lehet 12 pozíciónál több.
Áfa számla: Itt azt kell megadni, hogy a számla áfa számla IGEN vagy NEM. Az itt megadott áfa számla az áfa kódok alkalmazását segít ellenőrizni. Kijelölhető, hogy az áfával jelölt számlákra történik az áfa összegek könyvelése. Az adatbevitelnél a rögzítő program ellenőrzi, hogy a kezelő az adatkódok és főkönyvi számlák összefüggéseit jól alkalmazta-e. Az áfa számlához kell megadni az áfa kódot, a nem áfa számlához az adóalapot.
Számlaegyenleg: Egyes adatszolgáltatásoknál, kiíratásoknál a program a számla egyenlegét használja. Ezért fontos annak ismerete, hogy milyen jellegű a számla egyenlege.
Tartozik megadásakor T - K előjeles egyenleget képez a program
Követel megadásakor K - T előjeles egyenleget képez a program.
Ha a számlán szereplő összeg pl. a mérlegkészítéshez az egyenlegtől függően más és más sorba kerülhet, azaz nem az itt megadott egyenlegképzés szerint kell az egyenleget képezni, akkor az illető programnak gondoskodni kell az egyenleg képzéséről.
Üzemkód: 4 pozíciós szám. Kitöltése csak akkor lehetséges, ha a működési paraméterekben használata engedélyezve van, azaz az paraméter Igen-re van állítva. Ha kérjük az üzemkód használatát, akkor ha 0, akkor az adott számlát az üzemkód szerinti kigyűjtéseknél nem veszi figyelembe a program. Az Üzemkód lehetővé teszi, hogy a főkönyvi kartont és a főkönyvi kivonatot az üzemkód szerinti csoportosításokkal írjuk ki. (A kiíratásoknál, ha nem adunk meg üzemkódot, akkor a vállalat összesen kartonja, kivonata készül el. Ha a kiíratásnál meg van adva üzemkód, akkor a kartonokba, kivonatokba csak azon számlák adatai kerülnek kiírásra, amelyez az adott üzemkódot tartalmazzák.) Az üzemkód szerinti csoportosítást a főkönyvi számnak is kell tartalmaznia valamilyen módon, azaz a főkönyvi számok egyediségéről gondoskodni kell.
Deviza kód: Használata csak akkor engedélyezett, ha a működési paraméterben az FT_DEV paraméter Igen-re van állítva. 3 pozíciós szám, a külkereskedelmi nyilvántartásokban kódérték. Ehhez kapcsolódik az illető deviza rövid, 3 pozíciós neve (Pl. EUR, USD, GBP, stb.)
A főkönyvi kartonon megadott Deviza kód azt jelöli ki, hogy az adott főkönyvi számlákra csak az adott devizakódokkal feladott tételek kerülhetnek, azaz a devizakód megadásával kérjük ennek ellenőrzését. Ha megadjuk, akkor a főkönyvi törzsben megadott deviza kódot lehet csak használni a forgalmi tételekben az adott számlára történő könyvelésnél.

A MÁSODIK FÜL CSAK AKKOR LEHET AKTÍV, HA KÖLTSÉGVETÉSI KÖNYVELÉS IS MŰKÖDIK.

Kincstári tranzakciós kód: Ez a KTK kód, max. 6 pozíciós jobbra zárt kódszám. A könyvelési forgalom bevitel ezt a kódot beteszi az utókalkulációs kódba, abba, amelyiket a Működési paraméterben kijelölt a felhasználó.
Számla jellege:
1 – Közgazdasági osztályozás - kiadás
2 – Közgazdasági osztályozás - bevétel
3 – Funkcionális osztályozás - kiadás
4 – Funkcionális osztályozás - bevétel
5 – Egyéb – (pl: bank, pénztár, mérlegszámlák, stb.)
Ezek a csoportok biztosítják a költségvetési könyvelésnél az adatbevitel ellenőrzését és automatikus sorok képzésének lehetőségét.
Könyvelési kiírás: Itt az adható meg, hogy a főkönyvi karton tételeinek a kiírása Tételes vagy Összesített legyen.
Iránykód a főkönyvi szám mellett: Ez a kétpozíciós iránykód azt jelöli, hogy az iránykódot, melyik utókalkulációs kódban kell tárolni, illetve kezelni. Költségvetési könyvelés esetén az iránykód használata kötelező. Az iránykód 2 pozíciós kódszám, amelynek a következő osztályozó kód értéke lehet:
10 – 19 Eredeti előirányzat
20 – 29 Előirányzat módosítás
30 – 39 Kötelezettség vállalás
40 – 49 Tényleges pénzforgalom
Fentiek alapján az utókalkulációs rendszerben definiálni kell egy darab 2 pozíciós kódot. Ennél az utókalkulációs kódnál a törzsadatokba be kell vinni a konkrétan használt iránykódokat. A könyvelés a működési paraméterben megadott kód szerint használja az iránykódot és készíti a kigyűjtéseket, stb.
Egyéb szakfeladat kód: 8 pozíciós főkönyvi számlaszám, a főkönyvi számlához kapcsolódó átvezetési számla száma.

A HARMADIK FÜLRE AKKOR LEHET RÁPOZÍCIONÁLNI, HA A PARAMÉTER BEÁLLÍTÁSBAN A LEÍRÁS BEVITELÉT MEGENGEDTÜK.

Leírás: Kb. 60 betűből álló 60 sor azaz max. 3600 karakter, kb. egy A4-es oldal méretű leírás vihető be minden számlához. Ez a leírás lehetővé teszi, hogy un. “számlarend” dokumentált kialakítása elkészíthető legyen. Ez a leírás csak a “számlarend kiíratása” feladatból jeleníthető meg, egyéb módon - jelenleg - nem használjuk.

A NEGYEDIK FÜLÖN INFORMÁCIÓT KAPHATUNK AZ ADOTT TÉTELRŐL.

Képzés adatai: A program automatikusan állítja elő. Tartalmazza, hogy az adott tétel mikor készült és ki készítette, illetve mikor változott meg és ki változtatta. A tétel azonosító az adott tétel ID-je, azaz egy belső azonosító sorszám.