Bevezető rendszerleírás

A Kontrolling alrendszer a tervek és a ténylegesen elért eredmények összehasonlításával, elemzésével hatékony eszközt biztosít az üzleti folyamatok jobb átlátásához, és azok irányításához. A kontrolling funkció működéséhez szükséges adatokat az egyes már elkészült alrendszerek működő részei biztosítják. Az alrendszerek lehetővé teszik mind a részterületek, mind az egész vállalat gazdaságosságának ellenőrzését, és információt szolgáltatnak a vezetők operatív és stratégiai döntéseihez.

A kontrolling rendszer - és ez elmondható a vezetői információs rendszerről is - , hogy nagyon szorosan kapcsolódik a vállalat reál folyamatokhoz, illetve a reál folyamatra kiépülő információs rendszerhez. Értelemszerű, más a fontos és másra kiváncsiak egy kereskedelemmel foglalkozó szervezetnél vagy egy termelő szervezetnél, vagy a különböző ágazatokhoz tartozó szervezeteknél. Bizonyos, hogy kisebb, nagyobb mértékben más és más adatokat kell feldolgozni, más és más adatokból  kell információt képezni. A MegaORA kontrolling alrendszere lehetővé teszi, hogy az integrált programok eredetileg leprogramozott adatai  könnyen és igen hatékonyan kiegészithetők további - vállalat specifikus - adatokkal, amelyek a kontrolling és vezetői információk igényeket kielégitik. Nagy hangsúly van a könnyen és a hatékon kezelési lehetőségen.

A MegaORA rendszer működése paraméterekkel rendkívül széles tartományban módosítható,de  végülis nem tartalmaz ágazat vagy tevékenység specifikus adatokat. Ezt az igényt az - elvileg a kezelők által is megadható -  un. "joker"  kódok használatával lehet megoldani. Paraméter jellegű törzsállománnyal  kódokat  lehet leirni, és hozzákapcsolni az egyes alrendszerek forgalmi - vagy esetleg a  törzs - adataihoz. Ezek a kódok a helyi müködés, ágazat, tevékenység stb. szervezeti specifikumait képzik le. Ezeket a kódokat nevezzük kontrolling kódoknak.

Már korábban a Clarion programokban a számviteli, könyvelési alrendszernél lett kialakítva a kapcsolódó kódok használatának lehetősége, korábban utókalkulációs kód használat néven. A MegaORA rendszerben ezeket a kapcsolódó kódokat kontrolling kódoknak nevezzük. A könyvelési rendszer biztosítja az idősoros és számlasoros nyilvántartások vezetését, ezek az adatok naplóban, főkönyvi karton, főkönyvi kivonat, stb-ben jelennek meg. Mivel ezekre a kapcsolódó kódokra tételes és kigyűjtött listákat lehet készíteni - mint a napló, vagy főkönyvi karton -, ezért gyakorlatilag minden egyes használt kód az adatok kimutatásának és gyűjtésének egy-egy plusz dimenzióját biztosítják, azaz többdimenziós könyvelést tesznek lehetővé.

Mindegyik alrendszer tételsorai és a törzsadatok többsége tartalmaz egy kontrolling céljára fenntartott mezőt (CONT), amely alapesetben üres. Ebbe a mezőbe az adatsorok keletkezése folyamán - a kontrolling kód definíció leírása szerint - kerülnek be adatok. Szintén a definíciós leírás szerint lehet kiíratni ezeket az adatokat, a Kontrolling lekérdezés, általános listakészítés kiírással. Az egyes alrendszerek között mozgó adatsorokban a CONT mezők is átvitelre kerülnek, pl. a számlázásban megadott Szerződésszám automatikusan átkerül a pénzügybe-főkönyvbe feladáskor.

Az egyes vállalati feldolgozások általános rendszert képző adatait lehet bővíteni a kontrolling kódokban leírt, bevitt, alrendszerek között mozgatott és kiíratható adatokkal. Tehát ezek az adatok, a vállalati specifikus adatképzést, és ezen keresztül az adott szervezet speciális információ szolgáltatási igényét szolgálja ki.

Az előzetes tervezés fontossága. Amint a fentiekből látható az egyes alrendszerekben keletkeztetett és az alrendszerek között mozgó adatokról van szó. A gazdasági események adatait kiegészítik, és igen bonyolult működés után adják a rendszeres vagy eseti kontrolling és vezetői információkat, listákat. Mielőtt egyetlen kódot is definiálhatnánk, meg kell tervezni az adatok méretét, típusát, keletkezésének, mozgásának helyét, útját, módját, stb. Azaz adatmodellezést kell végezni a MegaORA általános keretlehetőségei között, és ezt előzetes tervben le kell írni.

A kontrolling kód definíciós adatbevitel első használatához csak az egész feldolgozást áttekintő elképzelés birtokában lehet hozzákezdeni. Íly módon lehet elkerülni a kódok keletkezésének, mozgatásának, értekezésének áttekinthetetlen szövevényét, amely értelemszerűen létrehozott kódokkal törvényszerűen kialakul.

Hogyan használhatók a MegaORA kontrolling kódok? Az egyes alrendszerek adatbevitelénél a leírás szerinti kódokat bekéri a megfelelő adatbeviteli program. A feldolgozó programok - az egyéb adatokkal együtt - viszik-továbbadják a kontrolling kódokat is. Az adatok megjelenítéséhez rendelkezésre áll alrendszerenként egy-egy kialakított adatszótár - amely dinamikusan a képzett kontrolling kódok leírását is tartalmazza  - és lekérdezést tesz lehetővé. Rendkívül széles információs spektrumban lehet képezni, kigyűjteni, összegezni adatokat, mind a standard adatokkal, mind a kontrolling kódokkal kiegészített adatokkal.