EA2. Forgalmi adatok kezelése
A program az eszközök állományváltozása során keletkezett bizonylatok adatainak feldolgozását - a rögzítést, ellenőrzést, könyvelést - teszi lehetővé. A feldolgozás csak a kialakított törzsállományokkal végezhető el.
A bizonylatok adatainak számítógépes
rögzítésénél az alábbiakat kell figyelembe venni:
- csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad a bizonylat adatait
feldolgozni;
- egy bizonylaton csak azonos jellegű (mozgásnemű) eszközváltozási tételek
számolhatók el;
- a feldolgozáshoz a bizonylatokat egy vállalkozáson belül előrendezni nem
szükséges, a program az egy feldolgozási (könyvelési) menetben szereplő tételeket
leltári számra, bizonylat dátumra, ezen belül mozgásnemre rendezve kezeli;
- havi zárással, főkönyvi feladással, lezárt időszakra könyvelni nem lehet, helyesbítésük a
tárgyidőszakban lehetséges;
-tárolóhelyek közötti eszközátadást-átvételt csak az átadónak kell
bizonylatolni (honnan hová kerül az eszköz), az átvételi bizonylatot a program
automatikusan megképzi.
- ha az
üzleti év nem azonos a naptári évvel , akkor az üzleti év a Feldolgozási időszak
engedélyezés (FA8) menüben megadott első időszak -tól dátumától adott üzleti év
utolsó időszakának -ig dátumáig tart.
- adatbevitel/-képzés csak az utolsó, le nem zárt feldolgozás évben lehetséges.
EA201. Forgalom bevitele, módosítása
Belépéskor nem kell forgalmi
területet választani - mint a főkönyvi modulban - mert egy állományban szerepelnek:
a még csak rögzített;
- a már könyvelt;
- a program által képzett bizonylatok.Az alábbi szűrőképernyőn határozhatjuk meg,
hogy mely bizonylatokat szeretnénk látni:
A bevitt forgalmi tételekről az alábbi rátekintő lista jelenik meg, amelyen a tételek lényeges adatai tekinthetők meg:
Leltsz.:Az eszköz azonosítására szolgáló leltári szám.
Könyvelve: A bizonylat analitikába történő könyvelésének dátuma.
Sorsz.: A leltári számhoz (eszközhöz vagy annak tartozékához) rögzített
bizonylatok beviteli sorrendje. A program által képzett belső sorszám.
Alap: A: Felhasználó által berögzített alapbizonylat.
Üres mező:
Alapbizonylathoz tartozó, a program által képzett kapcsolt bizonylat (pl. écs 50
00,5800; átvétel más leltári számtól 21 00; tárolóhelytől 20 00)
--S: Sztornó
bizonylat.
AE: Sztornózandó,
eredeti alapbizonylat.
--E: Sztornózandó,
eredeti alapbizonylathoz kapcsolódó program által képzett kapcsolt bizonylat.
Esorsz: Az eszköz és a hozzá tartozó tartozékok bizonylatainak egymásra
épülő képzési sorrendje. Program által képzett belső sorszám. Sztornózáskor csak
ebben a sorrendben sztornózhatóak a bizonylatok!
Leltári szám megnevezése: az eszköz/tartozék neve.
Azon. jel: Az eszköz, tartozék azonosító jele. (E=egyedi, C=csoportos,
G=gyűjtő, T=tartozék)
Mnem: A gazdasági eseményt jelölő mozgásnem kódja.
Fido: A bizonylat feldolgozási időszaka.
Biz.dat.: A bizonylat dátuma.
Bizsz.: A bizonylat száma.
Üzh.dok.szám: A program által képzett üzembe helyezési dokumentum száma.
A gördítősáv segítségével láthatóak a bizonylatok érték adatai:
A form alsó részén lévő Módosítás, Új bevitel, és Törlés gombokra kattintva – illetve a melléjük rendelt billentyűk leütésével - vezérelhetjük az adatrögzítési szándékunkat.
ÚJ BIZONYLAT RÖGZÍTÉSE
Az alábbi beviteli képernyő kitöltésével indul:
A bizonylat fej adatainak bevitele:
Leltári szám: 24 pozíciós mező, a paramétertől függően kitölthető alfanumerikusan vagy csak numerukus formában . Az Eszköz törzsből a rátekintő gomb segítségével kiválasztható vagy kitölthető a bizonylat rögzítéséhez szükséges eszköz leltári száma. Csak az Eszköz és tartozék törzsben ellenőrzött, Készre állított eszközt lehet kiválasztani, csak arra lehet forgalmi tételt rögzíteni.
A leltári szám kiválasztása után megjelennek az eszköz
legfontosabb - a törzsben rögzített - adatai:
- az eszköz megnevezése;
- azonosító jele (egyedi "E", csoportos "C", gyűjtő
"G", tartozék "T")
Tartozék esetén:- tartozék minősítő jele
- az eszköz leltári száma, amelynek tartozéka
- főkönyvi jele (leírt: "LE", állományi számla "EA",
beruházási számla "BE"), főkönyvi száma
- érték jele (nagyértékű "N", kisértékű "K")
- főtípusa;
- típusa (ha a paraméterben engedélyeztük a használatát).
Mozgásnem: 4 pozíciós mozgásnem kód adható meg vagy a rátekintő gomb segítségével kiválasztható a mozgásnem törzsből.
A törzsből a mozgás megnevezése és a rögzítendő bizonylat
fajtája is kiírásra kerül (itt nem módosíthatóak, csak a mozgásnem törzsben).
Beírás engedélyezése gomb: Már meglévő - analitikába könyvelt - bizonylat
módosításakor kell használni, mert csak akkor írhatóak felül a mezők tartalma
és működnek az adatbevitelt segítő számítási, ellenőrzési eljárások. Ha csak
szeretnénk megtekinteni a tételt, akkor nem kell rálépni.
Folyószla. gomb: Új bizonylat rögzítésekor (módosításkor nem használható!) a beruházással kapcsolatos mozgásnemeknél (1000 - 1900) segíti az adatbevitelt. A következő szűrő képernyő segítségével választható ki a megfelelő folyószámla tétel:
Költségvetési szervezetnél az alapértelmezett naplókód: 300 -
399, de kitölthető a 100 - 199 naplókód is.
Vagy Partner név vagy Partner kód alapján lehet szűkíteni a keresési
feltételeken.
A következő rátekintő képernyőn választható ki a szükséges bizonylat (csak az
1-es számlaosztályhoz tartozó főkönyvi tételek láthatóak):
A kiválasztással a következő adatok hozhatóak át
automatikusan a főkönyvből az analitikába, ha ezek az adatok az eszközben még
kitöltetlenek:
Főkönyv
Eszköz analitika
- Bizonylat száma
- Bizonylat szám mezőbe
- Teljesítés dátuma
- Bizonylat dátuma mezőbe
- Tétel megjegyzés szövege
- Bizonylat fej megjegyzés szövegébe
- Főkönyvi tétel összeg
- Bruttó összeg mezőbe
Költségvetési szervezet esetén, ezen kívül:
- ÁFA %
- ÁFA % mezőbe
- ÁFA összege
- ÁFA összege mezőbe
A fenti adatok kerülnek felajánlásra, de átírhatóak. A feldolgozási időszak
mezőbe mindig az aktuális bizonylat dátumhoz tartozó feldolgozási idő kerül
felajánlásra.
Bizonylat száma: 24 pozíciós alfanumerikus mező. Kitöltése kötelező.
Feldolgozási idő: A bizonylat feldolgozási ideje: év, hónap. Nyitó időszak
esetén a hónap=00. A feldolgozási időszakok használatát a főkönyvi modul FA8
Feldolgozási (adó) időszak beállítása menüpontban kell engedélyezni. Kitöltése
kötelező.
Bizonylat dátuma: A bizonylat elkészítésének rögzített dátuma, ami nem lehet
későbbi, mint a feldolgozási időszak. Kitöltése kötelező.
Megjegyzés: 4000 pozíciós alfanumerikus mező. Nem kötelező kitölteni.
Érték adatok:
A bizonylat fej érték adatainak kitöltendő mezői a kiválasztott mozgásnemtől
függően és a paraméter beállításainak megfelelően változhatnak.
Enter billenytűvel sorban, minden egyes mezőre rálépve tölthetjük ki
a mezőket. Ez azért is indokolt, mert az adatbevitelt számítási és ellenőrzési
eljárások segítik, amelyek csak akkor hajtódnak végre, ha a mezőkön sorban,
fentről lefelé haladunk. A státusz jel jelzi, hogy jól töltöttük-e ki a
mezőt, hol tartunk a feldolgozásban: " - " = nem léptünk még
rá az aktuális sorra
"OK" = jól kitöltött a mező tartalma,
továbbléphetünk
" ? " = hibás az adat, nem fogadhatól el, javítani kell.
Csak akkor léphetünk a tételekhez, ha a bizonylat fej adatait rögzítettük; minden
mező ellenörzésre került, státusz jele: OK!
A bizonylat tétel adatainak bevitele:
Itt kell rögzíteni az eszköz tárolóhelyeit és a pontos mennyiséget.
A form alján található gombok segítségével rögzíthetjük adatrögzítési
szándékunkat, amit nemcsak egérrel, hanem billentyűzet segítségével is
vezérelhetünk: ALT + a gombon aláhúzott betű leütésével. Több tárolóhely
esetén a billentyűzeten lévő fel és le nyilak segítségével lépegethetünk és
láthatjuk az adott tárolóhely részletes adatait.
Mennyiség: 15 pozíciós numerikus mező. Kitöltése mozgásnemtől és az
eszköz azonosító jelétől függően kötelező.
Szervezet kód: 12 pozíciós alfanumerikus mező. Kitöltésének kötelezősége
paramétertől függ.
Munkahely kód: 12 pozíciós alfanumerikus mező. Kitöltése kötelező.
Leltárkörzet kód: 5 pozíciós alfanumerikus mező. Kitöltésének
kötelezősége paramétertől függ.
Dolgozó kód: 12 pozíciós alfanumerikus mező. Kitöltésének kötelezősége
paramétertől függ.
Megjegyzés: 4000 pozíciós alfanumerikus mező. Nem kötelező kitölteni.
Tétel rátekintő képernyő:
A program ellenőrzi, hogy a tételekhez berögzített mennyiség megegyezik-e a fejben megjelölt összes mennyiséggel. Eltérés esetén, nem könyvelhető a bizonylat.
A bizonylat befejezésekor eldönthető, hogy rögtön könyveljük-e az analitikába a tételt vagy nem elkészültre állítjuk, későbbi ellenőrzésre, feldolgozásra:
Ha könyveljük a bizonylatot, akkor a program az alapvető logikai összefüggéseket ellenőrzi és erről információt ad, vagy ha hibát talál, akkor kiírja, de nem könyveli a bizonylatot:
Csak a Felhasználó által ellenőrzött, jó adatokat szabad könyvelni!
Ha könyvelés nélkül lépünk ki, akkor a rátekintő képernyőn láthatjuk,
hogy nem töltődik ki a könyvelés dátuma. Ezeken
a tételeken a javításokat a könyvelt adatok kockáztatása nélkül lehet rugalmasan
elvégezni.
Bizonylat megtekintése gomb segítségével a képernyőn valamennyi adat látható a bizonylatról egy oldalon.
Nyomtatvány kiíratása gomb segítségével kinyomtathatóak a bizonylat
fajtájának megfelelő dokumentumok.
Biz.fajta - Nyomtatvány
UH - Üzembehelyezési okmány
UH, BE - Állományba-vételi bizonylat
A működési paraméterben meghatározott Alapértelmezett állomány növekedési
bizonylat adata szerint UH bizonylat fajtájú bizonylatokról (kivéve a 14, 15 aktiválási
mozgásokat, amelyekről csak Üzembe helyezési okmány) nyomtatható vagy Üzembe
helyezési okmány, vagy Állományba-vételi bizonylat, vagy mindkettő.
Ha mindkettő készül, akkor először az Üzembe helyezési okmány íródik a
képernyőre, amit ki kell nyomtatni, majd bezárni az ablakot és ezután az erre
figyelmeztető üzenet Igen gombjára kattintva készül el az Állományba-vételi
bizonylat.
KV, SE - Állománycsökkenési bizonylat
TH - Tárolóhelyek közötti
átadás/átvétel
TL - Eszközök közötti átadás/átvétel
TA - Térítés mentes átadás/átvétel
TT - Területek közötti átadás/átvétel
Könyveletlen, sztornó és sztornózott
bizonylatokról nem készíthető nyomtatvány!
Beruházási támogatás gomb segítségével
utólag is,
bármikor rögzíthető a megfelelő bizonylatokhoz a beruházási támogatás
összege.
Csak akkor aktív, ha:
- a Működési paraméter 5040-es sorszámú
Beruházási támogatás nyilvántartása = Igen;
-
beruházással kapcsolatos a bizonylat: 10, 11, 16, 17, 18, 19 és a nyitó 60
mozgás;
- Normál a bizonylat (a stornó pároknál, sem az Eredeti, sem a Stornónál nem);me
A megfelelő bizonylatot kiválasztva a következő rátekintő képernyő látható:
Már a rátekintő képernyőn látható, ha egy beruházás többféle támogatásból
valósult meg.
Egy adott beruházási (10,11,17,18,19) bizonylathoz, illetve nyitóhoz (60) ha szükséges, mert többféle támogatásból valósult meg az eszköz, több beruházási jogcím rögzíthető, a következő beviteli képernyő segítségével:
Beruházási jogcímkód: Az EA1114 beruházási támogatás törzsből választható
ki a jogcím és a támogatás képzésének éve. Kitöltése kötelező.
Ha a törzsben kitöltésre került a keretösszeg, akkor csak az a jogcím és év
választható ki, amelyik évben még van felhasználható összeg.
Összeg: Kitöltése kötelező.Ha a törzsben kitöltésre került a beruházási támogatás
intenzitásának %-a, akkor a program a bruttó értékből (Bruttó érték * Intenzitás
%) kiszámítja az összeget, egyéb esetben a Felhasználónak kell kitöltenie. A program
ellenőrzi, hogy nem lehet több, mint a bizonylatban lévő Bruttó összeg, valamint
ha a törzsben kitöltésre került a támogatás keretösszege, akkor csak akkora
összeg adható meg, amely még nem haladja meg a keretösszeget, a még
felhasználható összeg erejéig adható meg.
BIZONYLAT MÓDOSÍTÁSA
Már rögzített, de még nem
könyvelt bizonylat vagy az utolsó könyvelt (de főkönyvi könyvelésbe fel nem
adott) bizonylat módosítása csak akkor lehetséges, ha
rálépünk a Beírás engedélyezése gombra és ezzel aktiváljuk ezt a funkciót. Ennek
hiányában csak megtekintésre nyitható meg a bizonylat, módosítani nem lehet.
Nem lehet utolsó bizonylatot megelőző, korábbi bizonylatot rögzíteni,
módosítani, mert az eszköz feldolgozásban a bizonylatok adatai egymásra épülnek.
A program
az eszközhöz rögzített bizonylatokhoz sorszámot rendel, (Esorsz) ez látható is a
forgalom beviteli rátekintő képernyőn. Csak az utolsó, a főkönyvi
könyvelésbe fel nem adott bizonylat módosítható, törölhető!
Téves könyvelés esetén -ha nem utolsó bizonylat és/vagy feladásra került a
főkönyvbe, akkor - sztornózni kell a bizonylatokat az EA205 Forgalmi
bizonylatok automatikus sztornója menüpontban.
BIZONYLAT TÖRLÉSE
A törlés gomb megnyomásával mindig csak az eszköz utolsó bizonylatát szabad törölni, azt is csak akkor, ha még nem készült belőle főkönyvi feladás.
ÁTADÁS – ÁTVÉTEL
1) Tároló helyek között (40 00 – 20 00 mozgásnem)
Tároló hely áthelyezés esetén, a bizonylat fej adatainak kitöltése után új
képernyőt láthatunk, ahol láthatóak az eszköz jelenlegi tároló helyei, mint
átadó tároló helyek és alatta az átvevő tároló helyek.
Az alsó gombok segítségével itt nyitható új tároló hely, ahová áthelyezésre
kerülhet az eszköz:
Az Új tároló hely gomb megnyomásával az alábbi adatbeviteli képernyő kitöltésével hozhatjuk létre az új tároló helye(ke)t.
A Beírás gomb segítségével adható meg hogy az átadó melyik sorszámú
tételsorából, az átvevő mely sorszámú tételsorába kell áthelyezni az eszközt:
Nem tároló hely kódszámokat, hanem átadó - átvevő sorszámokat kell megadni!
Pl.: A fenti példában egy csoportos eszköz (Asztalok) mennyiségéből 1db került
áthelyezésre a Műhelyből az Új körzetbe.
Az átadó 1. sorszámú tároló helyéről az átvevő 5.
sorszámúként megnyitott új tároló helyére.
Az átadó – átvevő tároló hely sorszámok megadásával – csoportos eszközök
esetében - összevonhatóak több helyről egy helyre vagy egy adott helyről több
tároló helyre az eszközök nyilvántartás szerinti tároló helyei.
OK gombbal véglegesítjük az áthelyezést vagy T törlés gombbal
törölhetjük. A tétel-áthelyezéshez Megjegyzés szöveget is fűzhetünk.
Bezárás gomb megnyomásával vagy ESC billentyű leütésével
véglegesíthetjük áthelyezési szándékunkat és a szokásos módon a Bezárás gomb
megnyomása után könyvelhető a bizonylat.
2) Eszközök között (42 00 – 22 00 mozgásnem)
Eszközök közötti átadás - átvétel végezhető az alábbi feltételekkel:
- Sem az átadó, sem az átvevő eszköz még nem szűnt meg (nem került
kivezetésre), nincs nyitott, még könyveletlen bizonylata és a megadott bizonylat
dátumnál nincs későbbi könyvelt bizonylatuk.
- Az átadó és átvevő érték jele (kis- vagy nagyértékű) főtípusa és
értékcsökkenés elszámolási módja meg kell, hogy egyezzen.
- Beruházás alatt lévő (BE főkönyvi jelű) eszköz csak akkor kaphat más eszköztől
értékeket, ha annak nincs számviteli tv. szerint elszámolt halmozott
értékcsökkenése.
- Tartozék csak másik eszköz új leltári számaként megnyitott, szintén
tartozéknak adható át (teljes értékeiben, vagy részátadással).
- Minden engedélyezett átadás esetén lehet végezni teljes vagy részátadást
(szükség szerint). Egyedi vagy gyűjtő azonosító jelű eszköz esetében a bruttó
érték arányában, csoportos vagy tartozék esetében, pedig a mennyiség arányában
számítódnak ki automatikusan az átvezetendő értékek (számviteli tv.szerinti és
terven felül écs, adótv. szerinti écs, maradványérték, fejlesztési tartalék).
A bizonylat fej kitöltése után a Tovább gomb megnyomásával
a program bekéri az átvevő eszköz leltári számát:
Az átvételre lehetséges leltári szám kiválasztható a rátekintő gombra kattintva:
Itt csak azok az eszközök szerepelnek, akik átvehető eszközök lehetnek! Ha az átvevőnek szánt leltári szám nem szerepel a listán, akkor nem felel meg az átvétel feltételeinek!
Az érték adatok 1. részében az átadó adatai láthatóak és tölthetőek ki:
Az átadandó érték adatokba automatikusan felajánlja a program a kartonon eddig
összegyűlt karton szerinti értékeket, amelyek átírhatóak (kisebb értékekre -
részátadás, nagyobbra nem).
Megszűnés oka melletti ikonra kattintva láthatóak a kiválasztható okok.
Csoportos vagy Tartozék esetén a Mennyiség kitöltése kötelező! Gyűjtő
vagy Egyedi eszközről átadáskor a Bruttó érték kitöltése kötelező! A
többi kartonon összegyűlt érték adat (maradványérték, écs-ék, értékhelyesbítés,
valódi érték) ennek arányában kerül átadásra és nem módosíthatóak!
A fejlesztési tartalék lekötés összege is a fentieknek megfelelően arányosan
kiszámítódik az átadandó érték mezőbe, de csak akkor módosítható, ha az átadó
Gyűjtő azonosító jelű eszköz.
Az érték adatok 2. részében külön feltüntetésre kerültek az átvevő adatok,
amelynek kitöltése a Felhasználó által akkor kötelező, ha az átadó Gyűjtő eszköz
(más esetben automatikusan kitöltődik és nem módosítható):
Ha a Gyűjtő eszközről (amely tartalmazza az összes beruházást) úgy szeretnénk
átadni, hogy
1) továbbra is beruházás maradjon, de már tudható, hogy pontosan mi lesz belőle
(immat. javak, ingatlan, műszaki gép, egyéb gép ber, stb.), akkor az eszköz
törzsében (EA1101)- a megfelelő főtípus beállításával - BE főkönyvi jelre
(főkönyvi számra) kell megnyitni a törzsadatát és folytatható - már külön
kartonon nevesítve - a beruházás.
Ebben az esetben nem kell maradványérték %-ot és összeget kitölteni (azt majd a
beruházás aktiválásakor).
Ha van átadandó lekötött fejlesztési tartalék, akkor az átvevő lekötött
fejlesztési tartalék mezőben automatikusan megjelenik, amely nagyobb összegre
átírható, kisebbre nem, de maximum az átvevő Bruttó érték nagyságáig, valamint,
ha fejlesztési tartalék keretösszegéből ez az összeg még levonható.
2) ha üzembe helyezésre került az eszköz és ezért szeretnénk a beruházásból,
külön kartonra átadni az értékét úgy, hogy rögtön aktiválásra kerüljön, akkor az
eszköz törzsben (EA1101) EA főkönyvi jelre (főkönyvi számra) kell megnyitni a
kartont és így automatikusan az átadás mozgásnem könyvelésekor az abban szereplő
bizonylat dátumával aktiválásra is kerül az eszköz.
Ha az átvevő Gyűjtő vagy Egyedi eszköz és
- még nincsen könyvelt forgalma, akkor az átvevő mennyiség: 1,
- ha már van könyvelt forgalma, akkor az átvevő mennyiséget a program
automatikusan kinulláza. Ebben az esetben csak érték adatok (bruttó érték és
annak arányában egyéb értékek) átadására kerül sor:
Új tárolóhely gomb segítségével a szokásos módon nyitható új
nyilvántartási hely, ha szükséges, mert újonnan megnyitott kartonra szeretnénk
átadni.
Beírás gomb megnyomásával tölthető ki az átadó - átvevő tároló hely
sorszámok pontos megadásával, hogy honnan hová szeretnénk átadni, mekkora
bruttó (és egyéb) értéket.
Szükség szerint Megjegyzés szöveg fűzhető az átadáshoz.
Bezárás , majd OK gomb megnyomása után könyvelhető a bizonylat.
Ha az átvevő Csoportos vagy Tartozék, akkor a mennyiség kitöltése minden
esetben kötelező!
Tétel rátekintő képernyője a következő:
Szükség szerint nyitható új tároló hely, majd a Beírás gomb megnyomásával
pontosan megadható, hogy az átadó mely sorszámú tároló helyéről, az átvevő mely
sorszámú tároló helyére történik az átadás.
Az alábbi képernyőn a zöld mezők kitöltése kötelező!
A megadott átadó - átvevő tároló hely sorszámok alapján kiírásra kerül az átadott - átvett mennyiség és bruttó érték.
Az átadás - átvétel bizonylat kontírozása, ha van, minden esetben a 22
00 Átvétel más leltári számtól bizonylathoz készül el.
Kontír tétele akkor van a bizonylatnak, ha más az átadó - átvevő eszköz főkönyvi
száma, valamint eszköz aktiválódáskor (Gyűjtőről EA főkönyvi jelű eszközre
átadáskor).
TERÜLETEK KÖZÖTTI ÁTADÁS
A területi kódok: az egymástól
elkülönülő feldolgozást végző szervezeti egységek azonosító kódja.
A területek közötti átadás-átvétel nem végezhető közvetlenül az elkülönülő
feldolgozások között, hanem egy Átadási terület (technikai tárolóhely)
közbeiktatása szükséges, mert az átadás műveletének elvégzése és az átvétel
műveletének elvégzése nem ugyanabban az időpontban történik. Az átadás
elvégzésekor az átvétel megtörténtéig az eszköz nem kerül ki a
rendszerből, hanem erre az átmeneti (technikai) tárolóhelyre kerül az átvétel
műveletének elvégzéséig.
A területi kódok közötti automatikus
átadás-átvétel képzésének feltételei:
- Az alrendszer Működési paraméterben: ki kell tölteni az Átadási
területi kód számát (5210 sorszámú paraméter adatát).
- A tárolóhely törzsekben - Szervezet, Munkahely, Leltárkörzet törzsben -
a paraméterben meghatározott kódszámmal be kell rögzíteni az átadási
terület technikai kódját, megnevezését.
- A Mozgásnem törzsben létre kell hozni az átadás - átvételi
bizonylatok képzéséhez szükséges mozgásnemeket: 2100 Átvétel más szervezeti
egységtől; 4100 Átadás más szervezeti egységnek
Az átadás-átvétel a forgalmi adatbevitel rátekintő képernyőjén a Területi átadás nyomógombjával indítható. Először az átadási műveletet kell végrehajtani.
Az átadás műveletének végrehajtásának lépései:
1.) Meg kell jelölni az elvégzendő
műveletet: Átadások készítése
2.) A Kezelői jogosultságokban megadott beállításoknak megfelelően, ha a
Kezelő:
- rendelkezik kötelező területi kóddal, akkor a
jogosultágának megfelelő területi kód száma jelenik meg az Aktív területi kód
mezőben, amely nem módosítható;
- nem rendelkezik kötelező területi kóddal, hanem több
feldolgozás adatainak megtekintésére jogosult, akkor meg kell határozni azt a
területi kódot, amelyben átadást szeretne készíteni.
OK gomb megnyomása után a következő rátekintő képernyő
jelenik meg, amely tartalmazza az átadási bejegyzés legfontosabb adatait:
Sorszám: Az átadás sorszáma.
Státusz: A0: Átadás előkészítés alatt: az
átadási szándékról bejegyzés készült, de még nincs véglegesítve, még nem készült
belőle átadási bizonylat a forgalomban.
A1: Átadás kész, átvételre vár: az átadási adatok ellenőrzése után
az átadási szándék véglegesítésre került, az átadás lefutott.
Elkészültek az átadási bizonylatok, a kapcsolódó bizonylatokkal (értékcsökkenés
az átadás napjáig, leíródás átkönyvelése)
A2: Komplett átadás-átvétel: Az átadás után a másik területi kódon
lefutott az átvétel is.
A3 Átadás sztornózva: Az átadás véglegesítése után sztornózásra
került az átadási bizonylat.
Átadó területi kód: annak a területi kódnak a feltüntetése ahonnan
átadásra kerültek az eszközök.
Átvevő területi kód: annak a területi kódnak a megjelenítése ahová átadásra
kerülnek az eszközök.
Átvételi művelet: az átadó Kezelő figyelemmel kísérheti, hogy az átvétel
folyamata hol tart.
Eredeti leltári szám: ha az eszköz már többször átadásra került, akkor is
látható, hogy eredetileg milyen leltári számon került a feldolgozás
nyilvántartásába.
Átadó leltári szám: átadásra megjelölt eszköz leltári számának kiírása.
Átvevő leltári szám: a technikai átadási területen létrehozott technikai
leltári szám kiírása, amely leltári számról majd az átvétel történik az átvevő
saját leltári számára.
Átadandó eszköz legfontosabb jellemzőinek feltüntetése:Azonosító jel;Minősítő
jel;Főtípus;Érték jel;Tartozék darabszám;
Átadási bizonylat legfontosabb adatai: Bizonylatszám; Feldolgozási idő;
Bizonylat dátum; Mennyiség; Bruttó érték; Kisérték; Megjegyzés
A bizonylat létrehozásának adatai: Bejegyezte; Bejegyzés ideje;
Módosította; Módosítás dátuma
3.) Átadás készítése: Új bevitel gomb megnyomásával:
Átadási sorszámot a program automatikusan képzi, amely egy folyamatos sorszám, a Felhasználó által nem módosítható.
Kezelő által kitöltendő adatok:
Átvevő területkód: annak a területi kódnak a megadása szükséges, akinek
eszközt szeretnénk átadni. Kitöltése kötelező!
Átadási leltári szám: meg kell adni az átadásra kijelölt eszköz
nyilvántartási számát. Kitöltése kötelező! Megszünt vagy könyvelt
bizonylattal nem rendelkező eszköz leltári száma nem adható meg!
Ha az eszköznek vannak tartozékai, akkor azok is automatikusan átadásra
kerülnek.
Bizonylat száma: ha a mozgásnem törzsben (4100-as mozgásnemnél)
megjelöltük a sorszámozást, akkor a program automatikusan képzi az átadás
bizonylat számát, ha nem akkor a Kezelőnek kell megadni. Kitöltése
kötelező!
Bizonylat dátuma: az átadás bizonylat dátumának megadása kötelező! Az itt
megadott dátum nem lehet korábbi az eszköz vagy annak tartozékainak
utolsó bizonylatának dátumánál.
Feldolgozási időszak: a program automatikusan felajánlja a bizonylat
dátumának év és hónapját, de átírható (a bizonylat dátumhoz képest
későbbi feldolgozási időszakra, korábbira nem). Csak engedélyezett
feldolgozási időszak tölthető ki. Kitöltése kötelező!
Megjegyzés: 40 pozíciós karakteres mező. Kitöltése nem kötelező.
Az átadási bejegyzés elkészítése után a
rátekintő lista következő fülére kattintva megtekinthetőek az átadandó eszköz
tartozékai (ha vannak). Módosítani az átadásra kijelölt eszköz tartozék adatait
nem lehet.
Ha az átadási bejegyzésben bármit módosítunk, akkor az automatikusan frissül a tartozékok adataiban is. Erről a program figyelmeztető üzentet küld:
4.) Az átadási bejegyzés ellenőrzése után a véglegesítéshez le kell futtatni az átadást az Átadás gomb megnyomásával.
Ekkor készülnek el a könyvelt bizonylatok a
forgalomban:
- 4100 Átadás más szervezeti egységnek bizonylat a kapcsolódó
bizonylataival:
az átadás napjáig a program automatikusan elszámolja az értékcsökkenés és ha
ezzel együtt leíródik az eszköz, akkor átkönyveli a leírt főkönyvi számokra.
A művelet befejezéséről a következő üzenetet írja ki:
Ezután nem módosítható, törölhető az átadási
bejegyzés, mert elkészültek az átadásról a bizonylatok.
Ha mégis módosításra van szükség, akkor vissza kell vonni az átadást.
5.) Átadás módosítása: Visszavonás gomb megnyomásával történhet:
A bizonylatok törléséről és az eredeti állapot visszaállításáról a program üzenetet ír ki:
Főkönyvi könyvelésbe feladott átadást
visszavonni nem lehet!
Főkönyvbe feladott átadási és képzett bizonylatoknak a javítása csak
sztornózással lehetséges. Ki kell választani a sztornózandó átadási bejegyzést
és a soron állva meg kell nyomni a Sztornózás gombot.
A felugró ablakban meg kell adni a sztornó bizonylat elkészítésének feldolgozási
időszakát (melyik hónapban szeretnénk feladni az átadás sztornóját). A megadott
hónap a bizonylat dátumával megegyező év hónap, vagy annál nagyobb lehet.
Ha tévesen sztornóztunk egy bizonylatot, akkor lehetőség van a Sztornó bizonylatok törlésére a Visszavonás gomb segítségével:
Az átadás művelete nem sztornózható, ha már megtörtént az átvevő területi kód részéről az átvétel. Ebben az esetben először az átvételt kell sztornózni és csak ezután sztornózható maga az átadás.
Átvétel műveletének végrehajtásának lépései:
1.) Meg kell jelölni az elvégzendő műveletet:
Átvételek készítése
2.) Aktív területkód megadása a Kezelői jogosultság függvényében.
OK gomb megnyomása után a következő
rátekintő képernyő jelenik meg, amely tartalmazza az átvételi bejegyzés
legfontosabb adatait:
Sorszám: Az átvétel sorszáma.
Státusz: V0: Átvétel előkészítés alatt: Amint megtörténik az átadó
terület részéről az átadás bejegyzésének lefuttatása, akkor az átvevő
területi kódon automatikusan megjelenik az átvételi bejegyzés.
V2: Komplett átadás - átvétel: Az átvételi bejegyzés adatainak kitöltését
követően le kell futtatni az átvételt. Ekkor készülnek el az átvételi
bizonylatok.
V3: Átvétel sztornózva: Az átvételi bizonylat sztornózásra került.
Átadó terület: annak a területi kódnak a feltüntetése, ahonnan kaptuk az
eszközt.
Átvevő terület: az átvételre megjelölt területi kód kiírása.
Átadási művelet: az átvevő figyelemmel kísérheti az átadás folyamatát.
Eredeti leltári szám: az átadásra kijelölt eszköz nyilvántartás szerinti,
eredeti leltári száma.
Átadó leltári szám: az átadási területi kódról érkező eszköz ideiglenes
(technikai) leltári száma.
Átvevő leltári szám: az átvétel után a nyilvántartásba bekerülő végleges
leltári szám.
Átvételre váró eszköz legfontosabb jellemzőinek feltüntetése:Azonosító
jel;Minősítő jel;Főtípus;Érték jel;Tartozék darabszám;
Átvételi bizonylat legfontosabb adatai: Bizonylatszám; Feldolgozási idő;
Bizonylat dátum; Mennyiség; Bruttó érték; Kisérték; Megjegyzés
A bizonylat létrehozásának adatai: Bejegyezte; Bejegyzés ideje;
Módosította; Módosítás dátuma
3.) Az előkészítés alatt álló (V0 státuszú) átvételi bejegyzésbe be kell lépni módosítással és ki kell tölteni az átvételhez szükséges adatokat:
Átadó területkód, Átadási sorszám,
Köztes leltári szám, Eredeti leltári szám, Új leltári szám mezőket a program
automatikusan kitölti.
Átvételi bizonylat dátum és Feldolgozási időszak megegyezik az
átadási bizonylatban szerepló dátummal és feldolgozási időszakkal. Módosítani
nem lehet!
Kezelő által kitöltendő adatok:
Átvételi bizonylatszám: ha a mozgásnem törzsben (2100-as mozgásnemnél)
megjelöltük a sorszámozást, akkor a program automatikusan képzi az átvétel
bizonylat számát, ha nem akkor a Kezelőnek kell megadni. Kitöltése
kötelező!
Megjegyzés: 40 pozíciós karakteres mező. Kitöltése nem kötelező.
Mennyiség és Átvételi tárolóhelyek: Meg kell adni, hogy az átvett eszközt
milyen tárolóhelyre szeretnénk nyilvántartásba venni. Kitöltése kötelező
Ha az eszköznek vannak tartozékai, akkor a rátekintő képernyőn megtekinthetőek. Az eszköznél megjelölt tárolóhelyekre kerülnek a tartozékok automatikusan, de itt be lehet lépni a tartozékok átvételi bejegyzésébe és tartozékonként módosíthatóak a tárolóhelyek.
Eszköz átvételi bejegyzésének módosítása esetén, automatikusan
frissülnek a tartozékok adatai, ezért ha más tárolóhelyen kell a tartozékokat
nyilván tartani, akkor ezt a módosítást a tartozékokon újra
keresztül kell vezetni.
4.) Az átvételi bejegyzés ellenőrzése után a véglegesítéshez le kell futtatni az átvételt a Lefuttatás gomb megnyomásával:
Ekkor készülnek el a 2100 Átvétel más szervezeti egységtől bizonylatok az esz eszközre, illetve a tartozékaira külön.
5.) Átvétel módosítása: Visszavonás gomb megnyomásával történhet:
A bizonylatok törléséről és az eredeti állapot visszaállításáról a program üzenetet ír ki:
Ezután van lehetőség az átvétel
módosítására.
Főkönyvi könyvelésbe feladott átvételt visszavonni nem lehet! Ezeket a
bizonylatokat csak sztornózni lehet az átadásnál már ismertetett módon.