Bevezető rendszerleírás

A házipénztári alrendszer főbb jellemzői:
- a pénztári munkához bevételi, kiadási pénzmozgások egyszerű, hatékony rögzítése kontírozottan vagy kontírozatlanul,
- jogcímkód törzs alapján működik, melynek használata a kontírozási munkát automatizálja,
- bizonylatok azonnali nyomtatása,
- időszaki vagy napi pénztárjelentés, összesítés, címletjegyzék,
- automatikus feladás pénzügybe és/vagy főkönyvbe.

A Házipénztár program szerves része a főkönyvi és folyószámla könyvelésnek, és a pénzügyi nyilvántartásnak. A 400-499-es pénztárnapló kóddal lehet a házipénztári tételeket bevinni, pénztárbizonylatokat, összesítőt nyomtatni, és könyvelésbe és/vagy a számlakönyvbe a tételeket feladni. Speciális alkalmazási szempont, hogy a házipénztári tételek - pénztárbizonylatra kiíratott - adatait nem lehet a főkönyvi könyvelésben utólag módosítani. Csak az egyéb adatokat - pl. kontírozást, kalkulációs kódokat - lehet utólag módosítani. A program a Bizonylatszámot, mint szigorú számadású bizonylat számot automatikusan képzi.

A bevezetőben sorra vesszük a MEGASTAR PLUS Kft. ORACLE fejlesztésű forint és devizás Házipénztári programmal elvégezhető ügyviteli munka fázisait.

A munkafázisok a következők:

1. Forint devizakódjának megadása
2. Házipénztári jogcímtörzs bevitele
3. Házipénztár napló nyitása
4. Házipénztári nyitó-induló pénzkészletek bevitele, kezdő bizonylatszámok meghatározása
5. Házipénztári forgalom bevitele
6. Bevételi-Kiadási bizonylatok nyomtatása
7. Címletezés
8. Pénztárjelentés kiíratása
9. Egyéb ellenőrzést segítő, dokumentáló kiíratások
10. Pénztárzárás, tételek tárolása
11. Feladás főkönyvbe, utólagos kontírozás, módosítás
12. Házipénztár év végi zárás-nyitás
13. Házipénztári adatok év végi törlése

1. Forint devizakódjának megadása
Függetlenül attól, hogy van-e devizakönyvelés - devizás házipénztár - a devizatörzsben meg kell nyitni (FD11. menülépés) egy forint devizát. Az itt megadott kódot a működési paraméterek beállításánál rögzíteni kell. Ha van deviza házipénztár, akkor az egyéb devizákat is definiálni kell a deviza törzsben.

2. Házipénztári jogcímtörzs bevitele
Itt - FH10 menülépés - rendre meg kell adni házipénztári Bevétel/Kiadás jogcímeit, és ha kontírozott bevitelt akarunk, akkor a jogcímhez tartozó főkönyvi számot.

3. Házipénztár napló nyitása
Az FA103 (Tükör)Napló törzs bevitele, módosítása menüpontnál kell a házipénztári naplókat meghatározni. Házipénztári feldolgozáshoz csak azok a 400-499 közötti naplók használhatók, amelyeknél a „Házipénztár-e” kérdésre Igen válasz lett megadva. Egy évben maximum 100 db házipénztári napló lehet. A naplókód egyúttal a rögzítési terület számát is meghatározza. (Pl. 404-es naplóhoz a 404-es forgalmi terület tartozik.)

4. Házipénztári nyitó pénzkészletek bevitele, kezdő bizonylatszámok meghatározása
Az FH09 menülépéssel a megnyitott házipénztári naplókhoz meg kell határozni a nyitó pénzkészletet és a Bevételi-Kiadási bizonylat kezdő sorszámát. Az induló pénzkészletnek meg kell egyezni az illető pénztár főkönyvi számla nyitó, illetve aktuális összegével. Ez az induló bizonylatszám lesz a szigorú számozás kezdő bizonylat sorszáma.

5. Házipénztári forgalom bevitele
A házipénztár napló tételeinek bevitele - FH01 - lehet teljes értékű könyvelési tétel, azaz kontírozott és könyvelhető, de lehet nem kontírozott tétel is. A nem kontírozott tételek rögzítésekor csak a Bizonylat dátum, Be- vagy Kifizető neve, Jogcím, valamint Összeg bevitele szükséges. A Bizonylat számot a program a bizonylat típusának megfelelően automatikusan képzi a szigorú számadás alapján. A tételek tárolása, majd a főkönyvbe történt feladása után, - utólagos módosítással - lehet a kontírozást elvégezni. A bevitelt segíti a jogcímtörzs, a főkönyvi törzs, az áfa törzs, a kontrolling kódokra és az ügyfél törzs adataira való rátekintés.

6. Bevételi-Kiadási Bizonylat nyomtatása
A bizonylatokat egyenként, a tétel bevitele után azonnal, vagy az összes bevitel után csoportosan - FH05 - lehet kiíratni. A bizonylatok utólag a lezárt, tárolt tételekből is kiírathatók. A bizonylatoknak két formája van: egy vagy több (max. 15) jogcímsoros.

7. Címletezés
A pénztár aktuális - záró - pénzkészletét címlet jegyzékben kell rögzíteni -FH02. A pénztár zárás előfeltétele egy érvényes címletezés. A címletezésnél hiány vagy többlet is megadható, értelemszerűen az ilyen címletezés után ezt a pénzkészlettel egyeztetni kell.

8. Pénztárjelentés készítése
A házipénztári forgalom napi - dekádonkénti, stb. - összesítésének dokumentációja a pénztárjelentés - FH03. Pénztár zárás előtt a pénztárjelentést feltétlen ki kell íratni az összes tételről. Amennyiben nem naponta van zárás - pl. kis forgalomnál csak havonta zárnak -, a jelentés naponta, dekádonként, stb. is kiíratható. A pénztárjelentés lezárt pénztár adatokból utólag is kiíratható.

9. Egyéb ellenőrzést, dokumentálást segítő kiíratások
A főkönyvvel kapcsolatos kontírozás és kódolás jeleníthető meg a Kontírozott pénztári tételek kiíratása listán - FH04.

10. Pénztár zárás, tételek tárolása
A forgalom tételszámától függően naponta-havonta szükséges elvégezni a pénztári tételek tárolását, a pénztár zárását - FH06. Ekkor a tételek a beviteli forgalmi területről tárolásra kerülnek. A tárolt tételekről bizonylatok, listák utólag is kinyomtathatók.

11. Feladás főkönyvbe, utólagos kontírozás
Amint szó volt róla, a házipénztári adatbevitel teljesen kontírozott lehet, mind a főkönyvi, mind a kontrolling (utó) kódok vonatkozásában. A tárolt tételek a főkönybe történő feladás - FH08 - után könyvelhetők. Ha a kontírozás, kódolás hiányos, akkor a főkönyvi forgalmi területen lévő tétel a főkönyvi területen módosítható - FA31.

12. Házipénztár év végi zárás-nyitás
Az éves zárás-nyitás - FH11 - egyrészt "lereteszeli"  az előző évi házipénztári adatokat, azaz a lezárt évre több tétel nem vihető be, másrészt automatikusan átviszi a lezárt pénztár pénzkészletét a következő évre nyitónak.

13. Házipénztári adatok év végi törlése
Egy vagy több év után, ha már nem szükséges a gépben tárolni a tételeket, akkor a megadott évig a tárolt adatok törölhetők