FA107_2. Kötelezettségvállalási törzs bevitele (Költségvetési könyvelés esetén)

A Kormány az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII törvény, valamint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 2004.évre szóló, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet módosításáról hozott 278/2003. (XII.24.) Korm. rendelete alapján „a kötelezettségvállalásokról év közben analitikus nyilvántartást kell vezetni. A gazdasági műveletek, illetve események hatását a kötelezettségvállalások folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásból készített összesítő bizonylat (feladás) alapján kell a könyvekben a 0. Számlaosztály megfelelő számláin és a kötelezettségvállalások nyilvántartási ellenszámláján, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hónap 15. napjáig.”

A Kötelezettségvállalás analitikus nyilvántartása biztosítja a költségvetési szervek számára az írásbeli kötelezettség vállalásokhoz kapcsolódó kifizetések könyvelését, valamint a kötelezettségvállalásba való, de előzetes kötelezettségbe vételhez nem kapcsolódó kifizetések utólagos nyilvántartásba vételét, a pénzforgalmi könyveléssel egyidejűleg.

Az analitikus nyilvántartási rendszer szorosan kapcsolódik a számviteli-pénzügyi, költségvetési modulhoz. A nyilvántartási rendszer adataiból naprakész információk készíthetők a még rendelkezésre álló előirányzati keretekről, a kötelezettség vállalások állapotáról.

Kötelezettségvállalásba kell venni:

• minden olyan kifizetést, ami írásbeli engedélyhez kötött, egyszeri vagy folyamatos teljesítéshez kapcsolódik

• minden olyan kifizetést, az eredeti előirányzat erejéig, ami nem kötődik írásbeli engedélyhez, folyamatos pénzügyi teljesítéshez kapcsolódik (pl. irodaszer tisztítószer, stb., azaz a készpénzes kifizetések)

• amire nincs előzetes kötelezettség vállalás, azt számla alapján kell kötelezettségbe venni, a folyószámla analitikus nyilvántartással egyidejűleg.

A feldolgozáshoz szükséges törzsadatok:

Az analitikus nyilvántartás vezetéséhez:

• pénzügyi működési paraméterek beállítása menülépésnél a Kötelezettségvállalás nyilvántartás analitika van-e (KOT_VALL) kérdésre Igen választ kell adni.

• a kötelezettségvállalás analitikus nyilvántartásához a program kizárólag a 750-es naplót használja, melyet a (Tükör) Napló törzs bevitele, módosítása menülépésen keresztül meg kell nyitni. A 750 napló nem tükörnapló!

• főkönyvi számlatükörben a 07 számlaosztályon belül kell a kötelezettségvállalás számláit megnyitni. A 07 számlákat a 09 ellenszámlákkal szemben kell könyvelni. Az adatbevitel megkönnyítése, egyszerűsítése céljából az egyéb számlákhoz hasonlóan a 0-s számlák mellé is hozzá rendelhetjük a megfelelő ellenszámlát (egyéb kód mező), valamint a KTK kódot és az iránykódot.

• A 07 számlák mellett kötelező kitölteni a mérlegsor kód1 mezőt is. Ez biztosítja a kötelezettség vállalás előirányzattal való összevetését.

• az Ügyfél (Partner) törzs bevitele, módosítása menülépesen keresztül lehet rögzíteni a partnerekkel kapcsolatos adatokat tartalmazó törzsállományt.

• Az utókalkulációs kódokat leíró törzsadat módosításnál be kell állítani az Iránykód, KTK kód, Analitika és Terület kód törzs adatainak rögzítési lehetőségét a folyószámla tételek beviteléhez.

• Ki kell egészíteni az utókalkulációs törzsek közül az iránykód törzsállománytKötelezettségvállalás (2 pozíciós kód), 30 kötelezettség vállalás kóddal,melynek további bontása is lehetséges a kötelezettségvállalás típusának megfelelően (pl. 31 beruházással kapcsolatos, 32 felújítással kapcsolatos, 33 dologi kiadásokkal kapcsolatos stb., egészen 39-ig!)

• További csoportosítási lehetőségek céljából lehetőség van kiegészíteni az Analitikával való kapcsolat (5 pozíciós) utókalkulációs kód törzsállományát is pl:

• Kötelezettségvállalás jellegével (egyszeri, ismétlődő, áthúzódó, stb.)

• A kötelezettség vállalás jellege (5 pozíciós kód) kialakításánál az alábbi megbontási lehetőségeket is figyelembe lehet venni:

• A kötelezettség jogcíme (Központi beruházás, támogatási célelőirányzatok, intézményi beruházási kiadások, felújítás, személyi juttatások, munkaadókat terhelő járulékok, dologi kiadások, stb.)

• Tárgyévi előirányzat terhére vállalt tárgyévi kötelezettség,

• Tárgyévi előirányzat terhére vállalt következő évi kötelezettség,

• Tárgyévben következő évi előirányzat terhére vállalt következő évi kötelezettség,

• Tárgyévben további évek előirányzata terhére vállalt kötelezettség.

A kötelezettség vállalás törzsadat rátekintő képernyője az alábbi:

A rátekintő lista képet ad a kötelezettségvállalás állásáról, rendezettségéről. Tartalmazza a kötelezettségvállalás főbb adatait (kötelezettségvállalás partnerkódja, megnevezése, kötelezettségvállalás összege, rendezetté válás dátuma, lekötött összege, kötelezettségvállalás tárgya). A rátekintő képernyőn lehetőség van a "Rendezetlen tételek" és "Rendezett tételek" leválogatására a megfelelő négyzet kijelölésével.

Tétel rákintés billentyű: A kötelezettségvállalás számhoz tartozó tételeket (számla és pénzügyi teljesítés) lehet megtekinteni.
Összegzés billentyű: A kötelezettségvállaláshoz tartozó tételek (számla és pénzügyi teljesítés) naplónkénti Tartozik-Követel forgalmát, illetve egyenlegét lehet megtekinteni.

A kötelezettség vállalás törzsadat beviteli képernyője az alábbi:

Fő adatok kitöltése:

Terület/Egységkód:
Kötelezettség vállalás száma: 12 pozíció. Felépítése lehetséges pl. az alábbiak szerint:
1-2 pozíció: megyekód
3-4 pozíció: űrlapszám
5 pozíció: ügyintéző
6 pozíció: folyamatos sorszám
Kötelezettség rendezettségi dátum: Ezt a mezőt a program automatikusan tölti ki abban az esetben, ha a kötelezettség vállalás összege és a pénzforgalmi teljesítés megegyezik. A rendezettség dátuma a felhasználó által is módosítható a Rendezettség beállítása billentyűre kattintva, pl. abban az esetben, ha a kötelezettség vállalás megszűnik, rendezetté válik és a teljesítés összege eltér a kötelezettség vállalás összegétől.
Partner kód-megnevezés: Az ügyfél/partner törzsbe rögzített adatokból történő kiválasztással tölthető ki.
Kötelezettségvállalás ideje dátum: A kötelezettség vállalás idejét a program a 750-es naplón rögzített bizonylat dátum mezőben írt adattal automatikusan kitölti. A mező kézi bevitellel módosítható.
Tárgya: A 750-es naplón rögzített megjegyzés szöveg adatát a program automatikus beírja a kötelezettség vállalás tárgyába. A beírt szöveg módosítható, felülírható.
Megjegyzés: A 750-es naplón rögzített megjegyzés szöveg adatát a program automatikus beírja a kötelezettség vállalás tárgyába. A beírt szöveg módosítható, felülírható.
Kötelezettségvállalás összege: 750-es naplón rögzített bruttó összeget a program automatikusan felajánlja az összeg mezőben. A beírt összeg kézi bevitellel módosítható, átírható.
Kötelezettségvállalás ÁFA összege: az összeget amennyiben szükséges rögzíthetjük. A beírt összeg nem növeli a kötelezettség vállalás összegét.
Megrendelés (szerződés) szám: 12 pozíció.
Megrendelés (szerződés) dátum: A megrendelés keltének dátuma.
Teljesítés várható ideje: A teljesítés várható idejének dátuma.
Lekötött összeg: a beírt összeg megegyezik a kötelezettség vállalás összegével. A program automatikusan tölti ki, közvetlenül nem módosítható. A kötelezettség pénzforgalmi teljesítésével a lekötött összeget a program automatikusan aktualizálja.
Tétel rákintés billentyű: A kötelezettségvállalás számhoz tartozó tételeket (számla és pénzügyi teljesítés) lehet megtekinteni.
Rendezettség beállítása billentyű: Amennyiben szükséges ezzel lehet a kötelezettség vállalás rendezettségi dátumát kézzel módosítani.
Összegzés billentyű: A kötelezettségvállaláshoz tartozó tételek (számla és pénzügyi teljesítés) naplónkénti Tartozik-Követel forgalmát, illetve egyenlegét lehet megtekinteni.

Egyéb ismérvek kitöltése:

Beszerzés minősítése: Központosított közbeszerzés/Nem központosított közbeszerzés/Nem tartozik közbeszerzés alá.
Kincstári bejelentési kötelezettség: Igen/Nem.
Kincstári regisztrációs szám: 8 pozíciós alfanumerikus kódszám, kitöltése csak akkor lehetséges, ha az adott kötelezettségvállalás kincstári bejelentési kötelezettség alá esik.
Kötelezettségvállalás forrása: Maradvány/Tárgyévi/Több éves.
Kötelezettségvállalás jellege: Áthúzódó/Egyszeri/Ismétlődő.
Közzétételi kötelezettség: Igen/Nem.
Költségvetési jogcímcsoport: 1.Személyi juttatás/2.Munkaadókat terhelő kiadások/3.Dologi kiadás/4.Intézményi beruházás/5.Felújítás/6.Házipénztári forgalom/7.Intézményi kártya/8.Pénzeszköz átadás
Munkaszám: Max. 8 pozíciós kódszám

Leíró adat:

A kötelezettségvállaláshoz lehetőség van hosszabb (200 pozíció) megjegyzést, leírást megadni:

Rendezettség beállítása billentyű: Amennyiben szükséges ezzel lehet a kötelezettség vállalás rendezettségi dátumát kézzel módosítani.

Tétel rákintés billentyű: A kötelezettségvállalás számhoz tartozó tételeket (számla és pénzügyi teljesítés) lehet megtekinteni.
 

A kötelezettség vállalás tétel rátekintő listája:

A rátekintő lista egy gyors információt biztosít a kötelezettség vállalás állásáról, a beérkezett számlákról, azok kiegyenlítéséről, a kötelezettség rendezettségéről.

A kötelezettség vállalás rendezettségi dátumát a program automatikusan tölti ki abban az esetben, ha a pénzforgalmi teljesítés megegyezik a kötelezettség összegével. Minden egyéb esetben a kötelezettség rendezetté tételét kézzel kell elvégezni. (Pl. Több kötelezettséget vállaltunk, mint amennyi teljesítés történt.)

A kötelezettség vállalás analitikus nyilvántartásának folyamata

Az analitikus nyilvántartáshoz a Forgalmi adatok bevitele történhet:

A. Előzetes kötelezettség vállalás alapján
B. A szállítói számla beérkezésével egyidejűleg
C. Készpénzforgalom esetén a pénzforgalom teljesítésének rögzítésével egyidejűleg.

A. Előzetes kötelezettség vállalás alapján

• Az adatokat a 750 Kötelezettség vállalás naplón kell rögzíteni.

• A forgalom bevitel két részből, a bizonylat fej adatainak rögzítéséből, valamint a tételsor adatok rögzítéséből.

A bizonylatfej adatainak rögzítésére szolgáló beviteli képernyő a következő:

Bizonylatszám: Az analitikus nyilvántartáson belül egy folyamatos sorszám
Bizonylat dátum: A kötelezettség vállalás ideje.
Megjegyzés:A kötelezettség vállalás tárgya.
Köt.váll.azonosító: A kötelezettségvállalási törzsben előzőleg felvitt adat.

A bizonylat tételsoraiba a kötelezettség vállalás tárgyának megfelelő 0. Számlaosztályba tartozó nyilvántartási számlákra és a kötelezettség vállalások nyilvántartási ellenszámláira kell könyvelni.

Itt kell rögzíteni a kötelezettség vállalás (bruttó összeg) megbontását alapra és ÁFA összegre, a megfelelő 0. Számlaosztályba való kontírozással. Az áfa számolását a program automatikusan végzi az áfa kód törzs segítségével.

Az alap és áfa sorok mellé is kell utókalkulációs kódokat rögzíteni!

Iránykód: 31 - kötelezettség vállalás (utókalkulációs törzs!)

750 naplón bevitt adatokat ellenőrzés után iktatni kell. Az iktatással egyidejűleg a bevitt tételek gyűjtésre kerülnek a kötelezettség vállalás nyilvántartási számlákon illetve a kötelezettség vállalás nyilvántartási ellenszámlákon.

B. A szállítói számla beérkezésével egyidejűleg

Kötelezettség vállalás nyilvántartásba vétel lehetséges a szállítói számla beérkezésével egyidejűleg is. A beérkezett szállítói számlákat a Szállítók naplóján (100-199 napló) kell rögzíteni. A tétel fej bevitelekor a program bekéri a kötelezettség vállalás azonosító számát, melyet F9 billentyű leütésével a kötelezettség vállalás törzsből lehet kiválasztást. Amennyiben nem talál ilyen azonosítót, úgy új törzsadatot lehet felvinni a fentiekben ismertetett módon. Amennyiben a számlához nem kapcsolódott előzetes kötelezettség vállalás a 750-es kötelezettségvállalási naplón a tételt kötelezettségbe kell venni, hogy az adatok a kötelezettség vállalás 0. Számlaosztálybeli nyilvántartási számláin is rögzítésre kerüljenek.

C. Készpénzforgalom esetén a pénzforgalom teljesítésének rögzítésével egyidejűleg

Kötelezettség vállalás nyilvántartásba vétel lehetséges pénzforgalom teljesítésének rögzítésével egyidejűleg is.
Amennyiben a számlához nem kapcsolódott előzetes kötelezettség vállalás a 750-es kötelezettségvállalási naplón a tételt kötelezettségbe kell venni, hogy az adatok a kötelezettség vállalás 0. Számlaosztálybeli nyilvántartási számláin is rögzítésre kerüljenek. A 750-es naplón a készpénzforgalomból készített összesítő bizonylatok (feladás) alapján is könyvelhetünk.