A forgalmi területek nyilvántartása mutatja, hogy az adott alrendszer hányadik sorszámú adatrögzítésre használt forgalmi területe használható. A forgalmi területet a tényleges rögzítési munka megkezdése előtt a fenti képernyőn kell kiválasztani.
A képernyő mezői a következők:
Alrendszer jele: Ez az
adat az egyes forgalmi területekhez tartozó alrendszert jelöli. Itt csak F
(Főkönyv-pénzügy) lehet.
Sorszám: 1-999 sorszám jelöli az adott forgalmi terület számát. (Tehát 999
db forgalmi terület használható.)
Használatban: Ez a mező hasznos információt nyújthat a kezelőknek a forgalmi
területek foglaltságáról. A fenti képernyő példáját nézve tehát az 1 sorszámú
forgalmi terület már foglalt K3 kezelő által. Amíg a foglaltság meg nem szűnik,
addig erre a területre más kezelő nem léphet be. (Tehát egy időben egy forgalmi
területen csak egy kezelő dolgozhat.)
Bizonylatok száma: Azt mutatja, hogy az adott forgalmi területen hány tétel
szerepel. (Ennek frissítése a forgalmi terület bezárása után történik.)
Leírás: Az egyes forgalmi területeket tetszés szerint el lehet nevezni, illetve
hosszabb leírás szöveg rendelhető hozzájuk. (Erről lásd a következő képernyőt,
ahol az aktuálisan kijelölt forgalmi terület száma, megnevezése és leírás mezője
látható.)
Aki használja: Amikor a kezelő a forgalmi terület kiválasztásához megtekinti
a fenti képernyőt, akkor – a kijelölt forgalmi területről - ez a mező
tájékoztatja arról, hogy melyik forgalmi terület van aktuálisan használatban, és
melyik kezelő dolgozik vele. A kezelő a megtekintés alapján vagy korábban használt
terület választ a rögzítés folytatásához, vagy új forgalmi területet jelöl ki.
(Értelemszerűen csak a Nem használt forgalmi területekből lehet választani.)
Sok forgalmi terület használatakor jó szolgálatot tehet, a keres mező, így egy kinyíló választéklistából választhatjuk ki a kívánt forgalmi területet.
Amint a képernyőn látható,
lehet törölni is forgalmi területeket. A törlés kétféle lehet:
Törlés a nyilvántartásból: a forgalmi terület és annak tartalma is törlődik, azaz
a nyilvántartásban az adott forgalmi terület már nem szerepel.
Tartalom törlése, ekkor csak a fogalmi területen lévő tételek kerülnek törlésre,
a forgalmi terület – 0 tételszámmal – a nyilvántartásban megmarad.
Törlésre akkor van szükség, ha a kezelő rájön, hogy az adott forgalmi területen
lévő tételek nem kellenek. (Pl. egy kezelő által már felvitt, lekönyvelt napi
bankot egy másik kezelő tévedésből ismételten felvitte)
A forgalmi terület kiválasztása után megkezdodhet a rögzítési munka.